Bạn muốn làm nổi bật một số ô tính có giá trị quan trọng nhưng ngại việc định dạng thủ công sẽ dễ gây nhầm lẫn và thiếu sót?
Chức năng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vần đề này. Với những tính năng đơn giản mà hiệu quả, Conditional Formatting trong thực tế rất cần thiết, giúp người sử dụng dễ dàng phân biệt các ô tính quan trọng, nhất là khi phải làm việc với một lượng dữ liệu lớn và cần kiểm tra lại hoặc nhấn mạnh các giá trị quan trọng trong bảng tính.

Bạn đang xem: Cách sử dụng conditional formatting trong excel 2016


Ngoài ra, bạn không cần lo lắng định dạng theo điều kiện sẽ làm mất định dạng gốc vì Excel vẫn giữ lại định dạng cũ, chỉ bổ sung quy tắc mới và chép đè định dạng mới lên trên. Khi xóa quy tắc của Conditional Formatting, định dạng cũ của ô tính sẽ được trả lại như ban đầu.
Để bắt đầu sử dụng, bạn vào thẻ Home trên thanh Ribbon, nhấn Conditional Formatting trong mục Styles và chọn kiểu điều kiện bạn muốn:
Greater Than: Lớn hơn một giá trị xác định.Less Than: Nhỏ hơn giá trị cho trước.Between: Nằm trong khoảng giá trị định sẵn.Equal To: Bằng đúng giá trị xác định.Text That Contains: Nội dung ô tính có chứa phần chữ cho trước.A Date Occurring: Giá trị ô tính chứa một ngày tháng định sẵn.Duplicate Values: Xác định những giá trị trùng lặp.

*


Excel xác định những giá trị theo thứ hạng dựa trên vùng ô tính chọn xét điều kiện và định dạng riêng các ô tính chứa các giá trị này.
Top 10 Items: 10 giá trị lớn nhất.Top 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn nhất.Bottom 10 Items: 10 giá trị nhỏ nhất.Bottom 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn bé nhất.Above Average: Những giá trị lớn hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.Below Average: Các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.

Bạn có thể tùy chỉnh số lượng giá trị hoặc số phần trăm bất kỳ khác 10 với 4 kiểu định dạng đầu tiên.


Với cách định dạng này, các giá trị sẽ được đo lường rõ ràng ngay trong từng ô tính của vùng chọn định dạng điều kiện.
Ngoài các thao tác định dạng sẵn có, bạn còn có thể tự tạo quy tắc riêng cho định dạng điều kiện của mình. Bạn chỉ cần thực hiện tương tự như định dạng kiểu có sẵn và chọn More Rules ở từng kiểu hoặc New Rule (bên dưới Icon Sets) để tùy chỉnh riêng.
*

Bạn có thể chọn Clear Rules để xóa theo vùng đang chọn (Selected Cells), theo toàn bộ bảng tính (Entire Sheet), theo bảng này (This Table), theo bảng phân tích dữ liệu (This Pivot
Table).
Trong trường hợp cần quản lý các định dạng có điều kiện thì chọn Manage Rules để dễ dàng thay đổi, xóa và cập nhật các định dạng điều kiện mới.
*

Trong hình ví dụ trên, ta có thể thấy việc định dạng Duplicate Values giúp xác định lỗi đánh máy ở một trong hai mã hàng BC35. Sau khi chỉnh xong lỗi này, bạn có thể chọn quy tắc Duplicate Values và nhấn Delete Rule. Ngoài ra, giá tiền cũng thế hiện được mức độ cao thấp nhờ Data Bar.

Conditional Formatting trong Excel hay Định dạng có điều kiện là một tính năng hữu ích và rất cần thiết trong hầu hết các báo cáo Dashboard. Tính năng này giúp các ô tính nổi bật hơn dựa theo các điều kiện cho trước. Hãy cùng wu.edu.vn tìm hiểu ngay cách định dạng có điều kiện trong Excel để báo cáo của bạn trở nên khác biệt và ấn tượng nhé. 


Mục lục

2 Cách bước sử dụng Conditional Formatting trong Excel3 Một số loại Conditional Formatting trong Excel phổ biến nhất4 Tóm lại về Conditional Formatting trong Excel

Khái niệm về Conditional Formatting trong Excel

Conditional Formatting trong Excel hay Định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn định dạng ô tính theo nhiều tiêu chí khác nhau: màu sắc, font chữ, viền ô,… Định dạng có điều kiện có ưu điểm vượt trội linh hoạt hơn định dạng thông thường và sẽ tự động định dạng một khi ô tính đáp ứng được tiêu chí đã đặt ra.

Định dạng có điều kiện có thể được áp dụng cho một hoặc nhiều ô, hàng, cột hoặc toàn bộ trang tính tùy nhu cầu của bạn.

Cách bước sử dụng Conditional Formatting trong Excel

Bước 1: Chọn vùng giá trị

Bạn chọn vùng giá trị cần định dạng có điều kiện trong Excel

*

Bước 2: Mở New Formatting Rule để thêm định dạng có điều kiện

Sau đó, tại thẻ Home > Styles, bạn chọn biểu tượng Conditional Formatting và nhấp chọn New Rule.

*

Hộp thoại New Formatting Rule hiện ra.

*

Bước 3: Cài đặt điều kiện định dạng

Tiếp theo, bạn chọn kiểu quy tắc mình cần dùng. Ở đây, wu.edu.vn chọn quy tắc Format only cells that contain để định dạng ô theo các điều kiện bên dưới.

*

Tại phần Format only cells with, bạn lần lượt chọn Cell Value, Greater than và điền giá trị 250. Điều kiện này nghĩa là giá trị của các ô sẽ >250.

*

Bước 4: Cài đặt Format Cells cho ô tính thỏa mãn điều kiện

Phần Preview, bạn chọn Format. Hộp thoại Format Cells hiện ra.

*

Trong bảng Format Cells, bạn chọn mục Fill > More Colors rồi chọn màu xanh và nhấn OK để xác nhận.

*

Bước 5: Xác nhận kết quả

Quay trở về bảng New Formatting Rule ban đầu, bạn kiểm tra lại và chọn OK để xác nhận.

*

Ta được kết quả định dạng như hình, tất cả các ô có giá trị >250 sẽ được tô màu xanh.

*

Một số loại Conditional Formatting trong Excel phổ biến nhất

Định dạng Highlight ô tính

Bạn chọn Conditional Formatting > Highlight Cells Rules. Các tùy chọn định dạng phổ biến bao gồm:

Greater than: Giá trị ô > 1 giá trị cụ thểLess than: Giá trị ô Between: Giá trị ô nằm giữa 1 khoảng giá trịEqual to: Giá trị ô = 1 giá trị cụ thểText that Contain: Văn bản chứa giá trị nào đó dạng textA Date Occurring: Định dạng mốc thời gianDuplicate Values: Giá trị trùng lặp

Bạn có thể chọn More Rule để tùy chỉnh định dạng có điều kiện.

Ví dụ, dưới đây, wu.edu.vn đã thêm định dạng có điều kiện là các ô có giá trị

Định dạng Xếp hạng giá trị các ô

Bạn chọn Conditional Formatting > Top/Bottom Rules. Các tùy chọn định dạng phổ biến bao gồm:

Top 10 items: Top 10 ô có giá trị cao nhấtTop 10% items: Top 10% ô có giá trị cao nhấtBottom 10 items: Top 10 ô có giá trị thấp nhấtBottom 10% items: Top 10% ô có giá trị thấp nhấtAbove Average: Các ô có giá trị trên giá trị trung bình

Bạn chọn More Rule để có thể tùy chỉnh rule mong muốn.

Ví dụ, wu.edu.vn đã cài định dạng có điều kiện là Top 3 ô có giá trị cao nhất sẽ được tô màu xanh. Ta được kết quả như sau:

Định dạng thêm thanh Data Bars

Đây là một định dạng rất thú vị giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn. Bảng dữ liệu như được thêm một “biểu đồ phụ” vào trong đó.

Bạn chỉ cần chọn Conditional Formatting > Data Bars rồi chọn màu phù hợp là sẽ thu được kết quả như hình.

Xem thêm:

Tóm lại về Conditional Formatting trong Excel

Định dạng có điều kiện trong Excel luôn là một trong những tính năng quan trọng bậc nhất và có tính ứng dụng cao trong nhiều nghiệp vụ phân tích, báo cáo kinh doanh. Thành thạo kỹ năng này sẽ giúp nâng tầm báo cáo và cải thiện khả năng phân tích dữ liệu của bạn một cách đáng kể.

Các bước thêm Định dạng có điều kiện trong ExcelB1: Chọn vùng giá trị

B2: Mở hộp thoại New Formatting Rule để thêm định dạng có điều kiện

B3: Cài đặt điều kiện định dạng

B4: Cài đặt Format Cells cho ô tính thỏa mãn điều kiện

B5: Kiểm tra và xác nhận kết quả

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương