Việc sắp xếp các dữ liệu trong bảng Excel là rất cơ bản và thường gặp, vì thế bạn cần nắm vững các thao tác này. Và trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sort trong excel chi tiết nhất.

Bạn đang xem: Cách sử dụng sort & filter trong excel 2010

1. Cách sắp xếp dữ liệu cơ bản trong bảng Excel

Về cơ bản trong Excel có 2 cách sắp xếp đơn giản nhất đó là sắp xếp từ trên xuống dưới và sắp xếp từ trái sang phải, cụ thể như sau:

1.1. Sắp xếp dữ liệu từ trên xuống dưới

Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở phần mềm Excel vào File rồi thực hiện mở bảng đang cần sắp xếp ra. Sau đó bạn chọn vùng dữ liệu bảng cần được sắp xếp.

Bước 2: bạn chọn Data -> Group Sort & Filter – > A-Z (or Z-A)

*

Trong cửa sổ Sort được mở ra, bạn còn có thể chèn thêm cột muốn sắp xếp, thay đổi thứ tự, thay đổi kiểu sắp xếp hoặc thực hiện thay đổi thứ tự các điều kiện.

1.2. Sắp xếp dữ liệu từ trái sang phải

Ví dụ chúng ta có bảng dữ liệu mà có các tháng đang không được sắp xếp theo thứ tự ABC theo tháng từ tháng Jan tới Jun. Do đó, để có thể sắp xếp lại các dữ liệu này theo đúng thứ tự, bạn cần phải sử dụng 2 tính năng của chức năng Sort trong Excel đó là:

Sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải.

Sắp xếp theo thứ tự Custom List

Để sử dụng 2 tính năng này, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở bảng rồi di chuột chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp

*

Bước 2: Bạn hãy chọn Data -> Group Sort & Filter -> Sort

Bước 3: Trong hộp thoại Sort, bạn hãy chọn nút Options. Trong cửa sổ Sort Options, bạn chọn Sort Left to right -> OK

*

Bước 4: Bạn hãy chọn dòng muốn sắp xếp. Để sắp xếp theo Custom List, trong Order bạn chọn Custom Lists…

Bước 5: Trong cửa sổ Custom Lists, bạn chọn danh sách là Jan, Feb, Mar,… Sau đó, bạn hãy chọn OK để có kết quả sort từ trái sang phải theo thứ tự tháng.

*

Bạn cũng cần lưu ý tính năng sắp xếp từ trái sang phải không sử dụng được nếu như bạn định dạng dữ liệu dưới dạng Excel Table. Khi tiến hành sắp xếp theo chiều dọc như bình thường, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng Custom Lists. Khi sắp xếp từ trái sang phải, bạn sẽ không thể chọn “My data has headers”

2. Cách sắp xếp các dữ liệu nâng cao trong Excel

Trong nhiều trường hợp, bạn cần thực hiện sắp xếp các dữ liệu trong bảng tính Excel theo điều kiện ví dụ như:

Sắp xếp các tên bang theo thứ tự chữ cái đầu của tên bang, sau đó là sắp xếp theo quốc gia trong một bảng tính.

Thực hiện sắp xếp thứ tự chữ cái theo tên của một khách hàng và sau đó là theo mỗi mẫu công việc mà bạn đã thực hiện theo yêu cầu của họ.

Sắp xếp những khách hàng trong một danh sách theo thứ tự chữ cái và tiếp đó là theo số tiền của mỗi dự án cụ thể từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Để làm được tất cả những điều này, sau khi đã mở bảng dữ liệu cần sắp xếp trên Excel ra, bạn hãy thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Bạn chuột vào nơi bất kỳ bên trong dữ liệu của bạn và tìm lựa chọn Sort & Filter. Tiếp theo, bạn nhấn chuột chọn Custom Sort.

*

Bước 2: Trong cửa sổ sort, bạn có thể thêm vào nhiều cấp độ sắp xếp. Bắt đầu bằng cú nhấp chuột vào lựa chọn thả xuống bên cạnh Sort by và lựa chọn một cột mà bạn muốn sắp xếp.

Sắp xếp theo chữ cái: Trong trường hợp bạn muốn sắp xếp theo chữ cái, bạn hãy chọn Client từ các mục menu thả xuống. Tại phần Sorting thiết lập Values, và Order bạn hãy thiết lập A to Z. Thiết lập này sẽ thực hiện sắp xếp bảng tính Excel dựa vào thứ tự chữ cái.Sắp xếp theo cấp độ tổ chức: Bạn hãy click vào Add Level. Lúc này nó sẽ tạo ra một dòng mới với những lựa chọn sắp xếp và cho phép bạn có thể thêm vào cấp độ thứ hai của việc tổ chức.

Sự kết hợp của hai nguyên tắc này sẽ giúp phần mềm thực hiện bắt đầu sắp xếp dựa vào tên khách hàng và tiếp sau đó chính là tổng hóa đơn của mỗi dự án.

Bạn cũng có thể tiếp tục thêm vào tùy thích số lượng cấp độ mà bạn đang muốn trong cửa sổ sắp xếp nâng cao. Khi bạn nhấn OK thì Excel sẽ sắp xếp bảng tính dựa trên những quy tắc mà bạn đã thực hiện xây dựng trong cửa sổ này.

Chú ý đối với việc sắp xếp dữ liệu trong Excel nâng cao, bạn hoàn toàn thử thay đổi thực đơn thả thư mục của Sort On để thực hiện thay đổi sắp xếp thành những đặc điểm nâng cao, ví dụ như sắp xếp dựa vào màu của ô.

Sắp xếp nâng cao sẽ cho phép bạn có thể xây dựng hai cấp tổ chức dữ liệu trong bảng tính của mình. Nếu một yếu tố không đủ để sắp xếp thì bạn hãy sử dụng sắp xếp nâng cao để làm tăng thêm quyền năng.

Trên đây là những chia sẻ về cách sort trong Excel, chúng tôi hy vọng đã mang lại cho các bạn những thông tin bổ ích. Bạn hãy nhấn nút Share để chia sẻ những kiến thức hay này cho mọi người xung quanh cùng tham khảo nhé.

Việc sắp xếp dữ liệu giúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn cũng như phân chia mọi thứ có hệ thống hơn. Vì vậy, FPT Shop sẽ chia sẻ cho bạn cách sử dụng hàm sắp xếp trong Excel để sắp xếp dữ liệu.


Excel là một công cụ tối ưu để tương tác và trình bày dữ liệu. Dữ liệu của bạn càng dễ đọc thì người xem càng dễ hiểu. Một cách để làm cho các dữ liệu dễ đọc hơn trong Excel là sắp xếp lại chúng bằng hàm SORT. Ở trong bài viết này, FPT Shop sẽ chia sẻ đến bạn các thông tin để tìm hiểu hàm SOFT là gì và cách bạn có thể sử dụng hàm này trong Excel.

Chức năng của hàm SORT là gì?

SORT là một hàm cốt lõi trong Excel. Chức năng của hàm SORT là nhận một mảng dữ liệu, sau đó sắp xếp nó dựa trên các tham số bạn đã cung cấp. Hàm này có thể sắp xếp các cột và hàng, đồng thời bạn có thể xác định cột hoặc hàng nào mà nó sẽ sắp xếp mảng của bạn. Cú pháp cho hàm SORT như sau:

=SORT (array, , , )

Trong đó:

array: Mảng mà bạn muốn sắp xếp bằng cách sử dụng hàm SORT. sort_index: Hàng hoặc cột mà hàm sẽ lấy làm cơ sở sắp xếp. Đây sẽ là một số duy nhất được tính từ điểm bắt đầu của mảng. sort_order: Tham số để xác định xem mảng nên được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần (1 là tăng dần, -1 là giảm dần). by_col: Cho biết cột nên được sắp xếp hay hàng. Đặt tham số này thành TRUE sẽ sắp xếp các cột, được sử dụng trong các mảng ngang. Đặt tham số này thành FALSE sẽ sắp xếp các hàng, được sử dụng trong các mảng dọc.

Khi sử dụng hàm SORT, tham số bắt buộc duy nhất là mảng dữ liệu. Tất cả các tham số khác là tùy chọn, vì vậy bạn có thể chỉ sử dụng chức năng sắp xếp cho mảng. Theo mặc định, hàm sẽ giả sử sort_index là 1, sort_order là 1 và by_col là FALSE.

Cách sử dụng hàm sắp xếp trong Excel

*

Trong bảng tính mẫu này, chúng ta đang có tổng số điểm mà mỗi người chơi tích lũy được trong một trò chơi trên bàn cờ. Bảng tính này chứa hai bảng bao gồm một bảng dọc và một bảng nằm ngang, trong đó có tên của các kì thủ và số điểm của họ.

Mục đích sẽ là sắp xếp các bảng dựa trên điểm số theo thứ tự giảm dần. Người chơi có số điểm cao nhất sẽ đứng đầu bảng.

Sắp xếp hàng với chức năng SORT

Đầu tiên, chúng ta hãy sắp xếp bảng dọc. Trước khi bắt đầu, bạn sẽ phải tìm hiểu sơ lược về cách bạn muốn bảng được sắp xếp như thế nào. Mục đích là sắp xếp bảng (A2: B11) dựa trên các điểm (cột thứ hai từ trái sang). Bảng này sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần và các hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự.

Đầu tiên, bạn cần chọn ô mà bạn muốn đặt bảng được sắp xếp mới. Đó sẽ là ô D2 trong ví dụ này. Trong thanh công thức, bạn hãy nhập công thức bên dưới:

=SORT(A2:B11, 2, -1, FALSE)

Công thức này gọi hàm SORT và yêu cầu nó sắp xếp mảng A2:B11. Sau đó, nó sẽ sắp xếp mảng dựa trên cột thứ hai (2) và dữ liệu theo thứ tự giảm dần (-1). Cuối cùng, công thức hướng dẫn SORT sắp xếp các hàng vì tham số by_col được đặt thành FALSE.

*

Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ tạo một bản sao đã được sắp xếp lại cho mảng dữ liệu của bạn.

Sắp xếp các cột với chức năng SORT

Tiếp theo, chúng ta sẽ sắp xếp bảng theo chiều ngang. Mục đích là sắp xếp bảng thứ hai (H1:Q2) dựa trên các điểm (hàng thứ 2 từ trên xuống) và sắp xếp chúng theo thứ tự tăng dần.

Đầu tiên, bạn hãy chọn ô mà bạn muốn hiển thị bảng đã sắp xếp. Đây sẽ là ô H6 trong ví dụ này. Sau đó, bạn chỉ cần nhập công thức bên dưới vào thanh công thức:

=SORT(H1:Q2, 2, 1, TRUE)

Công thức này triệu sử dụng hàm SORT để sắp xếp mảng H1:Q2. Mảng được sắp xếp theo các giá trị trong hàng thứ hai (2) và theo thứ tự tăng dần (1). Vì mảng nằm ngang, các cột được sắp xếp lại. Do đó, by_col sẽ được đặt thành TRUE.

*

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn Enter để Excel sắp xếp lại mảng dữ liệu thành bảng mới theo chiều ngang.

Nếu bạn muốn sắp xếp bảng theo ngày mà không cần tạo bản sao mới, bạn có thể sử dụng công cụ Sort & Filter trong Excel. Bằng cách này, bạn sẽ không cần sử dụng bất kỳ hàm nào và các thay đổi sẽ được áp dụng trực tiếp cho bảng tính gốc.

Xem thêm: Cách canh ngày để tránh thai hiệu quả, cách tính ngày rụng trứng để tránh thai tự nhiên

Bây giờ, bạn đã biết cách sử dụng hàm SORT để sắp xếp các mảng trong Excel. Nếu bạn có bất cứ mẹo nào liên quan đến sắp xếp dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể chia sẻ cho mọi người bằng cách để lại bình luận bên dưới bài viết này nhé.