Trộn thư (Mail Merge) là anh tài hữu ích trong Microsoft Word, nhân kiệt này giúp chúng ta giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một trong những mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Mặc dù thiên tài này rất có ích nhưng có nhiều bạn không biết hoặc chưa quan tâm đến tính năng trộn thư này. Chúng ta cùng tham khảo nội dung bài viết dưới trên đây để biết cách trộn thư trong Word 2007.
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản trong word 2010
Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu mã đã sản xuất sẵn nhằm chèn thông tin. Sau đó chúng ta thực hiện tại như sau:
Bước 1: Mở tệp tin Word mẫu, lựa chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Xuất hiện tại Mail Merge làm việc phía bên nên Word, các bạn chọn Letters vào Select document type và lựa chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục lựa chọn Use the current document và lựa chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, chúng ta chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các chúng ta cũng có thể chọn Type a new list nhằm tạo danh sách mới. Tiếp đến nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến list có sẵn và nhấn Open.
Bước 6: Chọn sheet chứa tài liệu cần sử dụng. Lấy ví dụ như ở file Excel này sheet1 là sheet đựng dữ liệu, ta lựa chọn Sheet1. Tiếp nối nhấn OK.
Bước 7: Trong vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients, chúng ta chọn dữ liệu cần chèn bằng phương pháp đánh dấu vào các ô vuông trước tài liệu đó. Giả dụ chèn tất cả chúng ta chọn khắc ghi vào ô vuông cạnh Data Source.
sau khoản thời gian chọn xong chúng ta nhấn OK.
Bước 8: chọn Next: Write your letter.
Bước 9: Trong cách tiếp theo, các bạn đặt bé trỏ loài chuột vào vị trí đề xuất chèn dữ liệu, tiếp nối nhấn vào More items.
Bước 10: Xuất hiện tại hộp thoại Insert Merge Field, chúng ta chọn trường dữ liệu đúng với câu chữ cạnh bé trỏ con chuột và nhận Insert để chèn.
Sau lúc chèn xong chúng ta nhấn Close nhằm đóng lại.
Bước 11: Chèn lần lượt cho hết các trường dữ liệu vào chủng loại Word bao gồm sẵn. Thừa nhận Next: Preview your letters.
Bước 12: Chọn Next: Complete the merge để xong xuôi quá trình trộn thư.
Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khoản thời gian trộn, chúng ta chọn Edit individual letters.
Chọn All -> OK.
Bước 14: Các chúng ta có thể lưu file bằng phương pháp chọn File -> Save hoặc tổng hợp phím Ctrl + S, viết tên file và lựa chọn thư mục cất file.
Trên đấy là cách sử dụng khả năng Mail Merge để trộn thư trong Word 2007, các chúng ta có thể sử dụng tài năng này để tạo những file bao gồm mẫu tương đương nhau. Với MS Word 2010 cùng MS Word 2013 các bạn thao tác tương tự. Chúc các bạn thành công!
Thật là phí nếu như bạn không nghe biết tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là 1 tính năng vô cùng thú vị cùng hữu ích so với người sử dụng. Thay vì ngồi gõ thủ công từng phiếu điểm, phiếu mời gây mất thời hạn thì trộn thư để giúp đỡ bạn làm điểu kia chỉ bằng một vài thao tác làm việc đơn giản. Nếu như bạn chưa biết:
Trộn thư vào Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư vào Word nhanh và đơn giản
Bạn hãy đọc nội dung bài viết này để tìm hiểu cách thao tác nhé!
I. Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay nói một cách khác là mail merge là một trong chức năng cải thiện của Microsoft Word. Cùng với mail merge bạn cũng có thể chèn những danh sách, tệp tin vào các thư mời, phiếu điểm soạn sẵn. Cầm vì cần ngồi gõ thủ công, điền tên từng người một thì trộn thư để giúp đỡ bạn ngày tiết kiệm được không ít thời gian khi hoàn toàn có thể áp dụng cho đa số người rất thuận tiện.
II. Giải đáp trộn thư vào Word dễ dàng
Tuy trộn thư là 1 trong những tính năng vô cùng thuận tiện nhưng nhiều người sử dụng vẫn chưa biết thực hiện như vậy nào. Các bạn cùng theo dõi các bước sau trên đây nhé!
Đầu tiên bạn phải chuẩn bị sẵn một văn bạn dạng đã soạn sẵn nhưng quăng quật trống những thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Các bước chi huyết để tiến hành như sau:
Bước 1: trên thanh mức sử dụng chọn mục Mailings. Tiếp nối nhấn lựa chọn Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, nghỉ ngơi mục Select document type, chúng ta nhấn lựa chọn vào ô Letter. Nhấn Next: Starting document sinh sống phía góc dưới cùng của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: tiếp tục chọn Use the current document vào mục Select starting document, bên dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn lựa chọn Type a new danh mục trong mục Select recipients, lựa chọn Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Chọn Type a new các mục trong mục Select recipients
Bước 5: Khi cửa sổ New Address List xuất hiện, bạn nhấn chọn Customize Columns.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn cũng có thể tùy chỉnh thông tin dữ liệu, chi tiết như sau:
Add: Thêm dữ liệu
Delete: Xoá các dữ liệu bao gồm sẵn.
Rename: Đổi tên dữ liệu có sẵn
Sau khi triển khai xong, các bạn nhấn OK để đưa sang cách tiếp theo.
hộp thoại Customize Address List
Bước 7: chúng ta điền những thông tin nhưng văn phiên bản còn thiếu thốn như tên, địa điểm,... Tùy thuộc theo mục đích của khách hàng trong những văn bản soạn sẵn.
Một số lệnh cơ phiên bản như:
New Entry: Thêm dòng mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: tra cứu kiếm.
Thực hiện tại xong, các bạn nhấn lựa chọn OK.
Điền các thông tin đề nghị thiết
Bước 8: Khi cửa sổ Save Address List xuất hiện, bạn đặt tên mang lại tệp tin này rồi dấn Save nhằm lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: sau khi bấm lưu, form Mail Merge Recipients đã xuất hiện, bạn có thể tùy ý sửa đổi theo các chức năng như:
Sort: bố trí lại dữ liệu
Filter: lọc lại đầy đủ danh sách tin tức cần thiết
Find duplicates: Tìm và xoá các dữ liệu kiểu như nhau.
Validate address: chứng thực địa chỉ.
Nhấn OK nhằm hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: các bạn mở lại hành lang cửa số Mail Merge
Nhấn chọn Use an existing các mục trong Select recipients, tiếp theo chọn Next: Write your letter ngơi nghỉ mục Step 3 of 6. Nhấn chọn More items.
Nhấn chọn Use an existing list
dìm chọn More items
Bước 11: chúng ta nhấn lựa chọn mục Database Fields tại vỏ hộp thoại Insert Merge Field
Sau kia nhấn lựa chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn lựa chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn triển khai chèn thông tin rồi thừa nhận chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn chọn mục Mailings bên trên thanh biện pháp
Nhấn chọn Finish và Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Trên Google Drive Để Lưu Trữ Dữ Liệu Hiệu Quả
Khi lộ diện cửa sổ Merge khổng lồ New Document, bạn chọn All rồi OK để hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge to lớn New Document để trả tất
Trên trên đây là các bước hướng dẫn trộn thư vào Word 2010 tiện lợi cho chính mình tham khảo. Bạn có thể thực hiện tựa như trên Word 2013 với Word 2016. Hi vọng bài viết sẽ bổ ích với bạn. Chúc các bạn thực hiện nay thành công!