Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này. Các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết cách trộn thư trong Word 2007.
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản trong word 2010
Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin. Sau đó các bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file Word mẫu, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters trong Select document type và chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.
Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.
Bước 7: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 8: Chọn Next: Write your letter.
Bước 9: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.
Bước 10: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.
Bước 11: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.
Bước 12: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.
Chọn All -> OK.
Bước 14: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.
Trên đây là cách sử dụng tính năng Mail Merge để trộn thư trong Word 2007, các bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo các file có mẫu giống nhau. Với MS Word 2010 và MS Word 2013 các bạn thao tác tương tự. Chúc các bạn thành công!
Thật là phí nếu như bạn không biết đến tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là một tính năng vô cùng thú vị và hữu ích đối với người sử dụng. Thay vì ngồi gõ thủ công từng phiếu điểm, phiếu mời gây mất thời gian thì trộn thư sẽ giúp bạn làm điểu đó chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Nếu bạn chưa biết:
Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư trong Word nhanh và đơn giản
Bạn hãy đọc bài viết này để biết cách thao tác nhé!
I. Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay còn được gọi là mail merge là một chức năng nâng cao của Microsoft Word. Với mail merge bạn có thể chèn các danh sách, tệp tin vào các thư mời, phiếu điểm soạn sẵn. Thay vì phải ngồi gõ thủ công, điền tên từng người một thì trộn thư sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi có thể áp dụng cho nhiều người rất thuận tiện.
II. Hướng dẫn trộn thư trong Word đơn giản
Tuy trộn thư là một tính năng vô cùng tiện lợi nhưng nhiều người sử dụng vẫn chưa biết thực hiện như thế nào. Bạn cùng theo dõi các bước sau đây nhé!
Đầu tiên bạn cần phải chuẩn bị sẵn một văn bản đã soạn sẵn nhưng bỏ trống các thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Các bước chi tiết để thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ chọn mục Mailings. Sau đó nhấn chọn Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, ở mục Select document type, bạn nhấn chọn vào ô Letter. Nhấn Next: Starting document ở phía góc dưới cùng của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document trong mục Select starting document, dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn chọn Type a new list trong mục Select recipients, chọn Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Chọn Type a new list trong mục Select recipients
Bước 5: Khi cửa sổ New Address List xuất hiện, bạn nhấn chọn Customize Columns.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh thông tin dữ liệu, chi tiết như sau:
Add: Thêm dữ liệu
Delete: Xoá các dữ liệu có sẵn.
Rename: Đổi tên dữ liệu có sẵn
Sau khi thực hiện xong, bạn nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo.
Hộp thoại Customize Address List
Bước 7: Bạn điền các thông tin mà văn bản còn thiếu như tên, địa điểm,... tùy vào mục đích của bạn trong các văn bản soạn sẵn.
Một số lệnh cơ bản như:
New Entry: Thêm dòng mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: Tìm kiếm.
Thực hiện xong, bạn nhấn chọn OK.
Điền các thông tin cần thiết
Bước 8: Khi cửa sổ Save Address List xuất hiện, bạn đặt tên cho tệp tin này rồi nhấn Save để lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: Sau khi bấm lưu, khung Mail Merge Recipients sẽ xuất hiện, bạn có thể tùy ý sửa đổi theo các chức năng như:
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu
Filter: Lọc lại những danh sách thông tin cần thiết
Find duplicates: Tìm và xoá các dữ liệu giống nhau.
Validate address: Xác nhận địa chỉ.
Nhấn OK để hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: Bạn mở lại cửa sổ Mail Merge
Nhấn chọn Use an existing list trong Select recipients, tiếp theo chọn Next: Write your letter ở mục Step 3 of 6. Nhấn chọn More items.
Nhấn chọn Use an existing list
Nhấn chọn More items
Bước 11: Bạn nhấn chọn mục Database Fields tại hộp thoại Insert Merge Field
Sau đó nhấn chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn thực hiện chèn thông tin rồi nhấn chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn chọn mục Mailings trên thanh công cụ
Nhấn chọn Finish & Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Trên Google Drive Để Lưu Trữ Dữ Liệu Hiệu Quả
Khi xuất hiện cửa sổ Merge to New Document, bạn chọn All rồi OK để hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge to New Document để hoàn tất
Trên đây là các bước hướng dẫn trộn thư trong Word 2010 tiện lợi cho bạn tham khảo. Bạn có thể thực hiện tương tự trên Word 2013 và Word 2016. Hi vọng bài viết sẽ bổ ích với bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công!