Linh tải: http://myexcel.uk
Add in My
Excel là luôn thể ích đang rất được sử dụng trên VTV, hỗ trợ người dùng tự động hóa công việc trong Excel. Excel nguyên bạn dạng của bạn sẽ được bổ sung rất nhiều tính năng lạ như phát âm số ra chữ, in ấn sản phẩm loạt, xuất ra pdf, xuất ra excel mặt hàng loạt;...
Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí
Thích
Việc cai quản công văn hành chính trong các cơ quan, doanh nghiệp luôn luôn là vấn đề đặc trưng quan trọng. Với số lượng công văn nhiều hàng ngày, làm thế nào để bọn họ lưu trữ tốt, bảo đảm không nhầm lẫn, không đúng sót? Trong nội dung bài viết dưới đây, hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách thực hiện tải phần mềm làm chủ công văn bằng Excel miễn mức giá cực hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhé!
Những quá trình cần tiến hành để làm chủ tốt công văn
Là giữa những loại sách vở có cực hiếm của doanh nghiệp, công văn cần phải sắp xếp, làm chủ một biện pháp khoa học với logic. Nhờ vào các các loại văn bản phổ đổi thay hiện nay, ta hoàn toàn có thể tạm phân chia công văn ra làm 3 loại chính như sau:
Công văn đến: những doanh nghiệp, cá nhân phía bên ngoài gửi văn phiên bản tới nhằm yêu mong làm việc
Công văn đi: Là công văn ta nhờ cất hộ cho công ty đối tác để yêu thương cầu, ý kiến đề xuất hợp tác
Văn bản nội bộ: lưu lại hành bên trong công ty, chỉ sử dụng cho các đối tượng người dùng ở bên trong cơ quan
Với mỗi nhiều loại văn bản, họ sẽ có các quy trình cai quản riêng. Mặc dù nhiên, mặc dù cho là loại công văn như thế nào thì vẫn cần đáp ứng nhu cầu đầy đủ quá trình sau:
Tiếp dìm công văn, tiến hành soạn thảo với ban hànhLưu chuyển, cam kết kết, đóng dấu và bàn giao
Lưu trữ, sao lưu, chứa giữ
Cách mua phần mềm thống trị công văn bởi Excel miễn phí
Hiện chưa có một phần mềm chuyên dụng nào có chức năng giúp bạn quản lý công văn. Dù vậy, các bạn hoàn toàn rất có thể tận dụng Excel- bộ công cụ văn chống phổ biến, hữu dụng để triển khai nhanh chóng công việc này. Cùng với giao diện đối chọi giản, đa chức năng và luôn tiện lợi, chắc chắn Excel đã là phương pháp quản lý hiệu quả.
Nếu đồ vật tính của doanh nghiệp chưa được setup phần mượt này, hãy đọc ngay link download. Số đông các đơn vị công ty, doanh nghiệp hiện thời đều sẽ áp dụng Excel bản quyền. Mặc dù nhiên, chúng ta hoàn toàn có thể crack nhằm thực hiện quá trình miễn phí.
Hướng dẫn áp dụng phần mềm làm chủ công văn bằng Excel
Nếu chúng ta đang làm việc trong nghành nghề tài chính, kế toán, hãy nạm chắc các bước sử dụng Excel như sau:
Bước 1: kiến tạo sơ đồ vật và tiến trình quản lý
Để thống trị tốt công văn, bọn họ cần khẳng định được từng bước một quy trình, thiết bị tự và thời gian thực hiện. Dựa vào sơ đồ nhưng ta nắm bắt được các bước của mình đang được xử lý tới cách nào, khi nào thì cần chấm dứt và phải tàng trữ văn phiên bản ở đâu.
Bước 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người dùng phải quản lí lý
Xác định các đối tượng cần buộc phải làm việc, bao gồm những mục như sau:
Đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp: người phát hành công văn đến, bạn nhận công văn đi, các cá nhân, tổ chức đối tác làm ăn, kinh doanhBên vào doanh nghiệp: phòng ban, nhân viên, ban quản trị
Các đối tượng người dùng trên sẽ cần phải theo dõi bằng một danh sách nhất định để bảo đảm an toàn không bị trùng lặp, cũng tương tự không xẩy ra sai sót trong tổng thể quá trình nhập liệu Excel.
Xem thêm:
Ví dụ về phương thức tổ chức trên 1 sheet Excel:
Bước 3: Mở sổ thống trị từng công văn
Bạn cần thực hiện mở từng sổ làm chủ cho từng các loại công văn. Ví dụ như công văn đến, công văn đi, khối hệ thống văn phiên bản nội bộKhi có ngẫu nhiên phát sinh cho nhiều loại văn bản nào, bạn phải ghi chép ngay chớp nhoáng vào sổ cất văn bạn dạng đó
Xác định những chỉ tiêu, tiêu đề, tiêu chuẩn cho từng cột dữ liệu
Trong sổ cai quản công văn, bạn có thể thực hiện tại các chức năng Data Validation:Data Validation hỗ trợ tạo danh sách cho những cột: loại văn bản, tín đồ ký, đơn vị bán hàng, đơn vị nhận, chỗ sao lưu
Thiết lập chính sách nhập dữ liệu dạng Ngày vào cột Ngày cam kết và Ngày gửi
Sử dụng Data Validation giúp người dùng thiết lập điều khiếu nại nhập liệu, tránh sai sót khi gõ dữ liệu và bảo vệ thông tin thiết yếu xác, không bắt buộc sửa lỗi những lần
Ngoài ra, chức năng Conditional Formatting cũng rất cần thiết cho bài toán theo dõi chứng trạng của công văn, đúng theo đồng. Với mỗi triệu chứng khác nhau, chúng ta có thể thiết lập trạng thái auto thông báo để sở hữu kế hoạch xử lý kịp thời
Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư
Công thức thường được áp dụng:
Vlookup: tham chiếu nhiều loại văn bản, từng văn bạn dạng đánh số sản phẩm tự khác nhauCountif: đếm số lần xuất hiện thêm văn phiên bản trong sổ
Các hàm khác sẽ dùng để làm định dạng, ghép nối chuỗi thành một mã may mắn muốn
Để bao gồm thể cai quản công văn tốt nhất có thể thì cần áp dụng các phần mềm thống kê được rõ ràng các thông tin cần thiết. Một trong những phần mượt còn rất có thể thống kê được công văn đi cùng đến trong ngày cũng như cung ứng ngay chớp nhoáng công văn đó đến người sử dụng chỉ với một click chuột.
Trên trên đây là toàn thể những tin tức bạn cần xem thêm về phần mềm làm chủ công văn bởi Excel miễn phí. Hy vọng bài viết đã góp ích mang lại bạn. Đừng quên quan sát và theo dõi website của shop chúng tôi để cập nhật các ứng dụng mới nhất hiện thời nhé!