Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công việc nhóm
Đây là các ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất đáng để bạn tìm hiểu.
1. Slack
Nextcloud là nền tảng tự lưu trữ lý tưởng cho các công ty cần tăng cường bảo mật. Vì dữ liệu được lưu trữ trên server của riêng bạn, những rò rỉ và rủi ro bảo mật sẽ được giảm tối thiểu.
Với phần mềm quản lý công việc nhóm này, bạn có thể quản lý tất cả. Bao gồm: lịch, files, emails, liên hệ, hoạt động, và upload phương tiện trong cùng một nơi. Việc tạo, chia sẻ, để lại bình luận và chỉnh sửa tài liệu với thành viên nhóm trở nên dễ dàng.
Ứng dụng này có bảng nhiệm vụ được xây dựng giống như Trello, nơi bạn có thể chèn thẻ nhiệm vụ và chỉ định người làm. Tính năng chat và gọi video cũng được tích hợp giúp bạn dễ dàng ghi chú khi đang họp online.
Các điểm mạnh khác của Next
Cloud:
Giao diện người dùng gọn gàng và theo trực giácBạn có thể tự động lặp đi lặp lại nhiệm vụChức năng được gia hạn qua appsCó sẵn phiên bản cho máy tính và điện thoại
Nếu bạn định dùng Next
Cloud, bạn có thể lưu trữ trên server Cloud Hosting của Hostinger với giá chỉ từ VNĐ240000/tháng.
5. Google Docs
Google Spreadsheets cũng có nhiều chức năng cơ bản giống với Google Docs. Bạn có thể tạo spreadsheets online, chỉnh sửa, chia sẻ files với thành viên nhóm.
Những thay đổi sẽ lưu tự động. Bạn có thể xem lại lịch sự được sắp xếp theo ngày và theo người thay đổi. Sheets này có thể chỉnh sửa offline và tự động đồng bộ hóa sau khi bạn online trở lại.
Ứng dụng này linh hoạt và mạnh mẽ để bạn có thể quản lý dự án và theo dõi mục tiêu nhóm. Tuy nhiên, bạn cần ưu tiên có kiến thức kỹ thuật để sử dụng nó đúng chức năng.
Các lợi ích khác của Google Spreadsheets:
Templates có sẵn cho phần kinh phí, lịch, v.vBộ sưu tập chức năng tự xây dựng lớnPhiên bản di động có sẵn
Tích hợp Google Forms và Google Docs
Ứng dụng làm việc nhóm online này miễn phí chứ không bắt mắt. Chức năng của nó có thể được gia hạn với add-ons của Google Analytics và Lucidchart.
7. Monday
Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm và giao tiếp toàn diện. Bạn có thể chia công việc thành từng dự án, với mỗi dự án chứa những người liên quan, nhiệm vụ, files, và thảo luận.
Có những công cụ như bảng tin nhắn để thông báo, group chat, trình tạo lịch để giúp bạn tạo workflow. Nó có các tính năng như theo dõi thời gian và chuyển emails thành danh sách cần làm.
Các lợi ích khác của Basecamp:
Câu hỏi định kì tự động hoặc đăng ký cho thành viênCông cụ được đặt tên hoặc tắt điCài đặt thông báo tùy chỉnh
Dashboard tổng quan hoạt động dành cho người quản lý và menu nhiệm vụ dành cho cá nhân
Basecamp Personal miễn phí nhưng có nhiều tính năng giới hạn. Nó tiện khi dùng nhẹ nhàng, dùng cá nhân, cho freelancers, và cho học sinh. Bạn có thể tạo 3 dự án, 1GB dung lượng, và cho đến 20 thành viên.
Với những dự án không giới hạn, clients và users, templates, 500GB lưu trữ, cho trụ sở chính, hỗ trợ ưu tiên cộng thêm, bạn sẽ cần upgrade lên gói Doanh nghiệp. Giá là $99/ tháng.
10. Microsoft Teams
Nếu doanh nghiệp của bạn xem trọng họp video thì Go
To
Meeting là ứng dụng làm việc nhóm bạn nên. Quan trọng là người tham gia không cần phải có tài khoản mới có thể họp.
Với ứng dụng này, bạn có thể sắp xếp họp online với audio HD và chất lượng cao. Thành viên nhóm có thể tham gia họp bằng cách quay số cuộc gọi của buổi họp hoặc đơn giản trả lời điện thoại khi dùng tính năng Call Me. Nó cũng có sẵn tùy chọn chia sẻ màn hình.
Các lợi ích khác khi dùng Go
To
Meeting:
Tạo link không đổi cho các buổi họp định kỳ
Dữ liệu được bảo mật với xác thực dựa trên rủi ro, trung tâm dữ liệu được chứng nhận bởi SOC2, SSL, và mã hóa AES-265 BITTham gia hoặc host buổi họp khi dùng apps trên điện thoại (Android/ i
OS)14 ngày dùng thử, và chăm sóc khách hàng 24/7 bằng web hoặc điện thoại
Gói Chuyên nghiệp có giá $12/ tháng có nhiều ứng dụng thiết yếu mà bạn sẽ cần để tổ chức buổi họp, gồm các tính năng được đề cập ở trên. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể host 150 người.
Nếu nhóm bạn lớn hơn (tối đa 250 người) và bạn cần dịch vụ bổ sung như ghi âm trên đám mây không giới hạn, transcripts, và tích hợp add-ons, bạn cần upgrade. Gói Doanh nghiệp sẽ có giá $16/ tháng.
12. Google Hangouts
Là một phần của hệ sinh thái G.Suite, Google Hangouts là ứng dụng làm việc nhóm online rất có ích khi bạn làm việc ở nhà. Bạn có thể tạo group tin nhắn cho nhóm hoặc tạo cuộc gọi audio/ video. Nó tốt cho họp online.
Bạn có thể tách group chat thành nhiều nhóm và dự án. Cộng thêm, lịch sử chat được lưu tự động nên bạn có thể trở lại kiểm tra hoặc xem lại nó.
Giao diện đơn giản, gọn gàng và rõ ràng. Việc cài đặt họp hoặc thỏa luận nhóm thuận tiện vì nó tích hợp Google Calendar và Gmail.
Một số lợi ích:
Miễn phí và dễ dùngTính năng chia sẻ màn hìnhGhi lại cuộc họp
Có sẵn cho Android và i
OS
Google Hangouts là ứng dụng hữu ích khi bạn phải làm việc với đồng nghiệp từ xa. Ứng dụng này không rắc rối và có những tính năng cần thiết để tiến hành họp trên web.
13. Skype for Business
Nếu bạn đang tìm ứng dụng vẽ mindmap theo nhóm thì Coggle chính là giải pháp. Bạn có thể dùng ứng dụng để ghi chú trong suốt buổi họp hoặc khi bạn tạo nội dung. Cộng thêm, bạn có thể thêm thành viên nhóm để cùng đóng góp hoặc chỉnh sửa sơ đồ.
Ứng dụng này cho phép bạn tạo mind-maps mạnh mẽ và linh hoạt. Bạn có thể thêm nhiều điểm bắt đầu, vẽ nhánh để tạo vòng lặp, và thêm văn bản hoặc ảnh bên ngoài sơ đồ.
Đây là một số điểm mạnh của Coggle:
Cài đặt nhanh chóng, và giao diện dễ chuyển hướngCung cấp sơ đồ công khai và upload hình ảnh không giới hạn
Xem và lưu trữ lịch sử đầy đủ
Chuyển sơ đồ thành file PDF hoặc PNGNhập hoặc xuất sơ đồ vào MM và files văn bản
Với phiên bản miễn phí, bạn sẽ có 3 sơ đồ riêng tư, chia sẻ folders, 1600 icons, và sắp xếp nhánh tự động. Nếu bạn muốn kiểm soát phong cách và hướng đi, chỉnh sửa offline cũng như sơ đồ riêng tư không giới hạn, hãy chọn gói Awesome với 5$/ tháng.
15. Draw.io
Dropbox Business không chỉ là nơi lưu trữ và truy cập files, mà còn là ứng dụng quản lý nhóm. Files từ các nền tảng khác nhau như Google G Suite và Microsoft Office sẽ tập trung trong cùng một nơi.
Giám sát hoạt động nhóm và chỉnh sửa links đã chia sẻ một cách dễ dàng, cộng thêm bạn sẽ được thông báo khi có thay đổi. Tính năng Dropbox Showcase cho phép bạn hiển thị công việc theo tổ chức, và bạn có thể theo dõi ai tương tác với files.
Bạn có thể gia hạn chức năng cũng như tích hợp apps như Slack, Zoom, Office 365, Trello, và nhiều apps khác. Bạn có thể truy cập ứng dụng từ máy tính hoặc thiết bị di động, cộng thêm những thay đổi từ bạn có thể được đồng bộ hóa bằng tài khoản.
Hơn nữa, dữ liệu và files của bạn được bảo vệ bằng SSL/TLS protection và 256-bit AES.
Gói Tiêu chuẩn trị giá $12.50/ người dùng/ tháng, bắt đầu với 3 người dùng. Bạn có thể nhận 5TB dung lượng. Ngoài ra bạn có thể dễ dàng sử dụng công cụ chia sẻ và làm việc nhóm nếu bạn cần lưu trữ nhiều.
Với Dropbox Business, bạn có thể:
Dùng thử 30 ngày mà không cần thẻ tín dụngThường xuyên truy cập files/ apps bằng đề xuất nội dung thông minh và đánh dấu thư mục
Khôi phục tập tin và xem lịch sử trong vòng 180 ngàyTùy chỉnh quyền chia sẻ như cài thời gian hết hạn và links bảo vệ mật khẩu
Quản lý nhiều nhóm Dropbox mà chỉ cần đăng nhập admin 1 lần
Dropbox Business là ứng dụng làm việc nhóm mạnh mẽ có thể giúp bạn theo dõi và quản lý hiệu suất và dữ liệu của nhóm.
Tóm lại, những ứng dụng làm việc nhóm tốt nhất là gì?
Làm việc nhóm online sẽ không còn gây mệt mỏi nữa vì có nhiều ứng dụng sẽ giúp bạn. Các ứng dụng này cho phép bạn quản lý nhiệm vụ dễ dàng, giao tiếp với thành viên nhóm, và theo dõi hiệu suất trong lúc khó khăn.
Giờ hãy tóm tắt lại những ứng dụng làm việc nhóm tốt nhất dành cho làm việc tại nhà:
Bạn có thể thoải mái thử, những ứng dụng làm việc nhóm này đều rất an toàn để tận dụng. Và nếu bạn có đang dùng ứng dụng nào hay, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nhé.
Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian. Với những ai đang tìm kiếm phần mềm quản lý công việc nhóm, bài viết dưới đây sẽ là cơ sở giúp bạn đánh giá, chọn lựa phần mềm phù hợp dựa trên 3 tiêu chí: Dễ sử dụng, đầy đủ tính năng, chi phí tiết kiệm.
I. Top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm được ưa chuộng hiện nay
Có rất nhiều phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và mất phí thịnh hành trên thị trường hiện nay. Để tìm được một ứng dụng tối ưu và thực sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của đội nhóm mình, bạn cần nắm được ưu, nhược điểm của từng ứng dụng cùng một số tính năng nổi bật. Dưới đây wu.edu.vn wu.edu.vn xin liệt kê chi tiết thông tin của top 10 phần mềm phân công công việc nhóm thịnh hành nhất hiện nay.
1. Phần mềm quản lý công việc nhóm wu.edu.vn Công Việc
Là ứng dụng làm việc nhóm do công ty cổ phần wu.edu.vn phát hành. Với thế mạnh về tài chính – kế toán và nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, wu.edu.vn Công Việc kế thừa được nhiều ưu điểm từ đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm. Từ đó, sản phẩm cũng được đánh giá nằm trong top phần mềm quản lý đội nhóm chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
| ✔️ Tên doanh nghiệp | Công Ty Cổ Phần wu.edu.vn |
| ✔️ Nơi sản xuất | Việt Nam |
| ✔️ Quy mô doanh nghiệp | 2000 – 2500 |
| ✔️ Năm thành lập | 1994 |
| ✔️ Chi phí | Tùy thuộc vào số người sử dụng |
| ✔️ Bản miễn phí | Miễn phí dùng thử 15 ngày |
| ✔️ Website | https://wu.edu.vn/wu.edu.vn-cong-viec/ |
| ✔️ Trụ sở chính | Tầng 9, tòa nhà Technosoft – Ngõ 15 Duy Tân, Q.Cầu giấy, Hà Nội |
| ✔️ Hotline | 024 3795 9595 |
6. Phần mềm làm việc nhóm Asana
Asana là phần mềm được tích hợp với các công cụ làm việc nhóm, giúp việc quản lý tiến trình và tác vụ được thực hiện một cách dễ dàng. Trên phần mềm các thành viên có thể dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin nhanh chóng, đơn giản nhưng đạt được hiệu suất cao.
Ưu điểm
Được thiết kế đơn giản, dễ dàng thực hiện các thao tácDễ dàng phân chia và nhận nhiệm vụ
Tham giao vào quá trình thảo luận công việc
Theo dõi được tiến độ công việc dễ dàng bằng các báo cáo trực quan
Dễ dàng đính kèm tài liệu nhờ tính năng liên kết với google drive
Nhược điểm
Phiên bản miễn phí chỉ giới hạn được 15 người dùngTại phiên bản miễn phí bị giới hạn một số tính năng, chỉ khi dùng bản nâng cấp doanh nghiệp mới thêm được người dùng và sử dụng tất cả các tính năng.
7. Phần mềm quản lý công việc nhóm Microsoft to do
Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn có thể lên kế hoạch và quản lý các công việc của mình một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Thông qua phần mềm, bạn có thể theo sát được tiến độ công việc đồng thời update kịp thời các đầu việc nhanh chóng. Cập nhật thông tin tức thời khi có biến động.
Ưu điểm
Phần mềm giúp nhắc nhở công việc hằng ngàyCó thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau
Danh sách công việc được tùy chỉnh theo sở thích cá nhân
Có giao diện tối để bảo vệ mắt
Có thể kế nối được với nhiều ứng dụng khác
Nhược điểm
Người dùng Microsoft To-Do chỉ kết nối được với lịch trình cá nhân trên Outlook. Đây là một hạn chế lớn khi Outlook hiện nay không còn là phần mềm được nhiều người dùng.8. Phần mềm Teamwork
Phần mềm quản lý công việc nhóm online Teamwork, hỗ trợ người dùng quản lý dự án, quản lý công việc được nhiều tổ chức và cá nhân sử dụng. Hiện nay với giao diện được thiết kế đơn giản, khả năng truyền tải thông tin mạnh mẽ vì vậy mà phần mềm này được lựa chọn để quản lý công hoặc những dự án phức tạp.
Ưu điểm nổi bật
Giao diện được thiết trực quan, bố cục đôn giản dễ sử dụngTheo dõi được các hoạt động đã thực hiện gần đây
Nhanh chóng biết được tổng quan dự án
Thông tin công việc được truyền tải tới tất cả các thành viên một cách dễ dàng
Tạo danh sách, phân công và quản lý nhiệm vụ hiệu quả
Nhược điểm
Đối với những người không biết nhiều về công nghệ, thì Teamwork không phù hợp để sử dụng bởi nó khó sử dụng.Việc phân chia công việc con chưa hiệu quả, đòi hỏi sự phức tạp và có nhiều dạng phân nhánh.9. Ứng dụng quản lý công việc nhóm Wrike
Đây là phần mềm giúp công việc nhóm được hoàn thành một cách thuận lợi hơn. Tại phần mềm bạn có thể dễ dàng tạo các dự án mới sau đó mời thêm thành viên của mình tham gia. Tại đây bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc, trao đổi thông tin, sắp xếp những công việc ưu tiên chỉ bằng những thao tác nhỏ.
Ưu điểm
Có thể dùng ở bất cứ đâu khi có internetDễ dàng truy cấp vào thư mục và xem công việc mọi nơi
Dễ dàng lập kế hoạch và giao nhiệm vụ
Có thể đính kèm file và hình ảnh để dễ làm việc
Có bộ đếm thời gian tự động
Báo cáo tùy chỉnh và trực quan
Nhược điểm
Phần mềm chỉ miến phí và có dung lượng là 2GB cho 5 người sử dụng, nếu số thành viên tăng lên thì cần mua bản nâng cấp. Tùy mức độ sử dụng sẽ có mức giá khác nhau.10. Phần mềm quản lý nhóm làm việc Jira Software
Phần mềm này được phát triển dựa trên phương pháp quản lý Agile Cũng giống như những phần mềm khác JIRA hỗ trợ việc lập kế hoạch, theo dõi dự án của mình. Kể cả khi bạn có nhiều dự án cần quản trị, bạn cũng có thể truy cập trên các thiết bị khác nhau thông qua nền tản đám mây mà phần mềm sử dụng.
Ưu điểm của Jira
Dễ dàng lên kế hoạch, phân chia nhiệm vụ cho các thành viênTheo dõi và đánh giá kết quản thực hiện của dự án hằng ngày
Có thể quản lý được nhiều dự án cùng một lúc
Nhược điểm
Thiết kế giao diện phúc tạp, cần nhiều thời gian để làm quenDùng thử miễn phí được 7 ngày, sau 7 ngày cần phải trả phí để tiếp tục sử dụng
II. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?
Phần mềm quản lý công việc nhóm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu phân chia, sắp xếp, giao nhận, quản lý công việc trong đội nhóm, giúp tối ưu hiệu quả về chi phí, con người và thời gian.
Xem thêm: Xem phim chọc phải điện hạ lạnh lùng tập 1, chọc phải điện hạ lạnh lùng
Phần mềm giúp “đơn giản hóa” các vấn đề thường phát sinh trong quá trình giải quyết công việc nhóm. Chẳng hạn như:
Lập kế hoạch công việc: giúp các thành viên trong nhóm khắc phục tình trạng không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc thực hiện trước – sau, đùn đẩy, ùn ứ công việc; không nắm được thời hạn hoàn thành từng đầu việc, dẫn đến sử dụng thời gian kém hiệu quả…Phân công công việc: trưởng nhóm dễ dàng phân công đúng người đúng việc, nhờ quan sát được bức tranh tổng thể khối lượng công việc cụ thể từng người trong nhóm đang đảm nhiệm. Từ đó khắc phục tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều và không có sự liên kết với mục tiêu chung.Theo dõi tiến trình, kết quả thực hiện công việc: giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện, hỗ trợ đồng đội, bổ sung hoặc cắt giảm nguồn lực (chi phí, con người) khi cần thiết để tối ưu hiệu quả tài nguyên.Báo cáo hiệu quả công việc: Thông qua các báo cáo được ứng dụng làm việc nhóm nhanh chóng tự động tổng hợp dưới dạng các bảng biểu, sơ đồ trực quan, người quản lý có thể đánh giá hiệu quả thực hiện công việc nhóm của từng cá nhân về năng suất, khối lượng công việc dễ dàng.