Đổi chữ thành số, hay chuyển định dạng text thành number là một trong các thao tác sửa lỗi phổ biến khi bạn làm việc với dữ liệu được xuất từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau. Trong một vài trường hợp, bạn có thể chỉ mất một nhấp chuột để sửa nhưng cũng có trường hợp không đơn giản như vậy. Với bài viết này, Tinhocmos sẽ chỉ bạn 3 cách chuyển chữ thành số chắc chắn hiệu quả trong mọi trường hợp.
Bạn đang xem: Cách chuyển text thành number trong excel
Cách nhận biết số đang được lưu ở dạng chữ
Số được lưu ở dạng văn bản được coi là một lỗi trong quy tắc kiểm tra lỗi của Excel. Lỗi này thường xảy ra khi bạn nhập hoặc sao chép dữ liệu từ một cơ sở hoặc một nguồn dữ liệu khác và có thể gây ra nhiều vấn đề khi tính toán, sử dụng hàm và sắp xếp dữ liệu. Có 2 cách để bạn nhận biết số có đang bị lưu ở dạng văn bản hay không.
Các ô có lỗi sẽ có tag cảnh báo: Các ô số bị lưu ở dạng văn bản sẽ có tag tam giác màu xanh và khi nhấp vào sẽ hiện tag cảnh báo lỗi màu vàng như hinh dưới đây.
2. Dùng hàm ISNUMBER để kiểm tra: Nếu kết quả trả về FALSE thì ô đó của bạn chắc chắn đang không ở định dạng số.
Cú pháp: =ISNUMBER(value)
Trong đó: value là giá trị, tham chiếu ô cần kiểm tra.
Sau khi đã nhận biết được lỗi, bạn có thể xác định cách thức đổi chữ thành số nhanh nhất và hiệu quả nhất cho dữ liệu của bạn.
3 cách chuyển đổi chữ thành số (text to number)
Đổi chữ thành số với tính năng Error Checking
Theo cài đặt mặc định của Excel, số bị lưu ở định dạng văn bản là một trong các lỗi sẽ được cảnh báo. Nếu file Excel của bạn không hiển thị lỗi theo cách nhận biết đầu tiên. Bạn vào thẻ File, chọn Options, chọn Formulas, kéo xuống nhóm Error checking rules và tích chọn vào ô Numbers formatted as text or preceded by an apostrophe.
Nếu Excel đã cảnh báo thì bạn chỉ cần chọn toàn bộ cột hoặc vùng số bị lỗi, nhấp vào tag cảnh báo màu vàng, chọn Convert to Number.
Đây là cách chuyển đổi chữ thành số (text to number) nhanh chóng và đơn giản nhất mà bạn có thể sử dụng. Chữ sẽ chuyển về định dạng số hiện có của cột hoặc vùng dữ liệu đó.
Đổi chữ thành số bằng công cụ Paste Special
Đây là cách chuyển đổi chữ thành số bạn có thể sử dụng khi sao chép dữ liệu từ file này sang file khác và cần sửa đổi định dạng luôn để tránh tạo ra lỗi trong tính toán.
Bạn chọn toàn bộ cột hoặc vùng dữ liệu cần sửa lỗi:
Chọn Copy trong thẻ Home hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl C.Di chuyển đến vị trí bạn muốn dán dữ liệu.Thẻ Home, nhóm Clipboard, mở rộng tùy chọn Paste, chọn Paste Special… để mở hộp thoại Paste Special.
Nguyên tắc của phương pháp này là trong quá trình dán dữ liệu mới vào vị trí được chọn, Excel sẽ thực hiện các phép tính toán như cộng trừ nhân chia với dữ liệu được sao chép mà không kể định dạng lưu trữ. Chính vì thế, dữ liệu gốc là số được đưa về định dạng ban đầu. Bạn nên lựa chọn phép cộng (Add) hoặc trừ (Subtract) để không làm thay đổi giá trị số.
Đổi chữ thành số với hàm VALUE
Nếu 2 cách chuyển đổi chữ thành số phía trên vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn, thì bạn có thể tham khảo cách thứ 3 này. Hàm VALUE giúp chuyển chuỗi văn bản đại diện cho một số về giá trị số và bạn có thể kết hợp với các hàm khác để đảm bảo hàm không bị lỗi.
Cú pháp: =VALUE(text)
Trong đó: text là giá trị bắt buộc, là văn bản đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản.
Lưu ý: Bạn phải viết hàm sang một cột khác để tạo ra giá trị số, sau đó sao chép và dán lại vào cột dữ liệu của bạn.
Lời kết
Trên đây là 3 cách chuyển đổi chữ thành số hiệu quả nhất bạn có thể linh hoạt thay đổi cho phù hợp với dữ liệu của bạn. Trong một vài hướng dẫn, bạn vẫn có thể dùng tính năng chuyển định dạng dữ liệu từ text về number theo format cells. Tuy nhiên cách này không phải lúc nào cũng hoạt động. Chính vì thế bạn vẫn nên mở rộng kiến thức và ghi nhớ các cách thức phía trên nhé.
Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!
Thông tin liên hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương
Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn thay đổi định dạng của số từ text sang number bằng hàm VALUE, Error Checking, Paste Special và thiết lập định dạng number.
Sử dụng Error Checking để chuyển đổi định dạng:
1. Chọn bất kỳ ô tính nào trong bảng và nhấn các tổ hợp phím sau đây để chọn một dãy.Bạn đang xem: Cách chuyển text thành number trong excel 2010Ctrl + A – chọn toàn bộ dãy liền kề.
Ctrl + A Twice – chọn toàn bộ trang tính.
Ctrl + phím cách – highlight toàn bộ cột.
Shift + Mũi tên trái/phải – chọn nhiều cột.
Shift + Phím cách – chọn toàn bộ hàng.
Shift + Mủi tên lên/xuống – chọn nhiều hàng.
2. Nhấp chọn nút lỗi dưới dạng dấu chấm than , nằm kế bên ô tính hoặc dãy được chọn.
Chú ý. Nếu bạn không muốn dấu cảnh cáo này xuất hiện ở góc trái phía trên ô tính hay không muốn chuyển định dạng text sang number, chọn Ignore Error.
Tất cả con số được định dạng text sẽ chuyển về dạng number và nội dung sẽ được căn lề phải. Ngay sau khi chúng trở thành những chữ số thông thường, bạn có thể áp dụng bất kỳ định dạng nào cho kiểu số.
Định dạng number cho số có định dạng text
Trước khi chọn định dạng sô, bạn hãy chắc chắn rằng giá trị trong những ô cần chuyển đổi không chứa dấu cách ở phía trước hoặc phía sau. Bạn có thể dùng hàm trim để loại bỏ dấu cách ở phía trước hoặc phía sau giá trị trong ô.
1. Chọn số có định dạng text trong bảng.
2. Mở thẻ Home, chọn định dạng bạn muốn từ danh sách Number Format ở nhóm Number.
4. Cửa sổ Format Cells hiện ra. Chọn danh mục cần thiết trong danh sách dưới thẻ Number để thấy tất cả các tùy chọn.
Học Excel cơ bản
Sử dụng tính năng Paste Special để chuyển đổi định dạng text sang number trong Excel:
Tùy chọn này dành cho các con số được định dạng chung. Giống như tùy chọn trước, hãy đảm bảo rằng các ô cần chuyển định http://www.gulfportpharmacy.com pain killer drugs dạng không chứa thêm khoảng trắng nào. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập định dạng number cho số bằng cách sử dụng hộp thoại Paste Special.
1. Chọn vùng dữ liệu chứa ô tính bạn muốn chuyển đổi định dạng (dữ liệu trong ô đang ở định dạng General)
2. Nhấn Ctrl + C.
3. Nhấn Ctrl + Alt + V để hiển thị hộp thoại Paste Special.
4. Đánh dấu chọn Add trong phần Operation, sau đó nhấn OK.
Bạn sẽ thấy các ô tính được căn lề phải, có nghĩa là các giá trị đã được chuyển sang định dạng number.
Sử dụng hàm VALUE để thay đổi định dạng text thành number:
Hàm VALUE chuyển đổi chuỗi định dạng text thành number. Công thức hàm: =VALUE(text), trong đó text là chuỗi giá trị cần được thiết lập định dạng number.
Chú ý. Nếu chuỗi giá trị trong công thức không được định dạng là hằng số, ngày hoặc giờ, kết quả nhận được sẽ phạm lỗi #VALUE!
1. Tạo một cột phụ và nhấp vào ô tính đầu tiên của cột.
2. Gõ vào thanh công thức hàm =VALUE(range address). Trong ví dụ sau đây, range address là A1:A10
3. Sao chép công thức phủ kín cột phụ. Ta thấy cột này sẽ tự động được căn lề phải và chỉ số lỗi màu xanh ở góc trên bên trái ô tính biến mất.
Với dữ liệu dạng thời gian thì có áp dụng được cách này không? Các bạn hãy tham khảo thêm bài viết:
Cách sửa định dạng thời gian bị lỗi về dạng chuẩn cả giờ phút giây
Ngoài ra để nâng cao hơn kiến thức về Excel, các bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm của hệ thống Học Excel Online. Trong khóa học này các bạn sẽ được tìm hiểu những kiến thức đầy đủ, có hệ thống về các hàm, các công cụ của Excel, việc ứng dụng các hàm, công cụ đó vào trong công việc. Hiện nay hệ thống có rất nhiều ưu đãi cho bạn khi đăng ký khóa học này.
Đôi khi chúng ta làm việc với một bảng tính Excel chứa nhiều con số, nhưng lại không thể thực hiện các hàm toán học như cộng, trừ, nhân hoặc chia trên các con số này.
Có một số nguyên nhân gây ra lỗi này nhưng có lẽ phổ biến nhất là các con số này định dạng dưới dạng văn bản thay vì định dạng số nên Excel sẽ không hiểu đây là số để thực hiện các phép tính.
Xem thêm: Khám Phá Các Mẫu Powerpoint Đơn Giản Tinh Tế Nhất 2020, Mẫu Slide Powerpoint Đơn Giản Tinh Tế
Chuyển định dạng văn bản thành số trong Excel
Thông thường Excel sẽ hiện thị cảnh báo ⚠ cho bạn biết được các dữ liệu số nhưng đang được định dạng dưới dạng văn bản. Sau đây là 5 cách mà bạn có thể tham khảo áp dụng.