Bạn đang xem: Cách dùng mailing trong word 2013
Bước 1: Bước chuẩn chỉnh bị
Bạn phải gồm một file Word nơi bắt đầu soạn thảo khung của bức thư mời. Đó rất có thể là một file lưu sẵn trước đó hoặc một file vừa new soạn thảo.
Cái trang bị hai là list khách mời bởi file Excel bao gồm đủ các nội dung quan trọng để chèn vào bức thư mời.
Danh sách khách mời đó bắt buộc được viết bên dưới dạng bảng như hình dưới và cực tốt là không đi kèm dòng câu chữ nào sinh sống phía trên. Dòng thứ nhất phải thuộc dòng tiêu đề của bảng.
Bước 2: ban đầu Mail Merge
Bạn mở file Word ra, vào ribbon Mailing, tại mục Start Mail Merge, các bạn hãy click mở Start Mail Merge rồi chọn loại Step-by-step Mail Merge Wizard
Bước 3: 6 bước trộn thư
Mail Merge sẽ sở hữu được tất cả 6 bước để giúp các bạn trộn thư sản phẩm loạt.
Với bước trước tiên là chọn loại thư vẫn trộn, là phong cách bức thư (Letters) hay kiểu tin nhắn mail (E-mail message)
Bấm Next nhằm tiếp tục.
Bước thiết bị hai chúng ta chọn tệp tin soạn thảo khung mẫu đến bức thư mời.
- Use the current document: Là chọn file soạn thảo bây giờ đang mở.
- Start size a template: Là sẽ lựa chọn các mẫu có sẵn của Word.
- Start from existing document: chọn lựa một file soạn thảo đang lưu trong trang bị tính.
Bấm Next để tiếp tục.
Bước đồ vật 3 các bạn chọn file list Excel đề xuất tạo thư mời.
Bấm vào Browse.
Chọn tệp tin danh sách.
Chọn Sheet cất dữ liệu.
Bạn sẽ được xem trước toàn thể danh sách, quăng quật dấu tích để sa thải những cái thương hiệu không hy vọng đưa vào bức thư mời.
Sau lúc thực hiện xong bấm OK để xác nhận. Sau đó bấm Next để liên tiếp bước kế sau.
Bước thứ bốn bạn thay thế những vị trí phải chèn trường bằng cách click vào More items.
Insert Merge Field là bảng tác dụng giúp chèn những trường đại diện danh sách vào trong văn phiên bản (giấy mời). Khi nhảy bảng này lên các bạn sẽ hiểu tức thì cách sử dụng vì nó chính là các tiêu đề của các cột trong danh sách.
Những vị trí tất cả chữ XX đã có thuthuattinhoc.vn sứt đỏ rất nổi bật để các bạn có thể thấy rõ đó là vị trí biến hóa số thay đổi của gần như tờ giấy mời mà thuthuattinhoc.vn đang nói làm việc trên.
Các các bạn chèn những trường kia vào vị trí say mê hợp, rất có thể tham khảo ví dụ như trong hình ảnh dưới đây để có thêm ý tưởng.
Các ngôi trường được giữ lại trong dấu > sẽ mang định dạng giống những ký tự khác nên bạn có thể bôi đen, gạch ốp chân, in nghiêng hay chuyển đổi những format khác.
Khi các thông tin trong bảng danh sách được chèn vào vào tờ giấy mời, chúng cũng biến thành được định dạng y như vậy.
Sau khi chèn và sửa đổi xong, bạn liên tục bấm Next nhằm tiếp tục.
Bước vật dụng 5 là cách xem lại các bức thư mời, các bạn có thể click chuột dấu >> giúp xem tiếp các bức không giống nhau.
Bước này hoàn toàn có thể giúp các bạn kịp thời phân phát hiện các lỗi rất có thể có khi chèn những trường vươn lên là đổi.
Nếu thấy toàn bộ đều ổn, các bạn click vào Next để tiếp tục.
Bước 6 cũng chính là bước sau cuối trong 6 cách tạo thư hàng loạt. Có hai lựa chọn cho chính mình để xong đó là in giấy mời ra giấy hoặc lưu giữ nó thành một tệp tin khác đựng hàng loạt những tờ giấy mời liên tiếp đã được thực hiện trộn thư (Mail Merge).
Nếu bạn chọn lựa cách xuất ra một tệp tin khác thì click vào Edit individual letters một bảng lựa chọn nhỏ sẽ mở ra để bạn chọn:
- All: Xuất toàn bộ các giấy mời.
- Current record: Chỉ xuất tờ giấy mời sẽ hiển thị trên màn hình.
- From to: Xuất một vài giấy mời khăng khăng theo đặt số (Recipient) đã xem ở bước 5 phía trên.
Nếu bạn chọn Print, bối cảnh in sẽ xuất hiện thêm và bạn chỉ việc thực hiện các bước in ấn như bình thường để in những tờ giấy mời kia ra.
Xem thêm: Thủ Tục Đăng Ký Mst Cá Nhân Qua Mạng Đơn Giản Nhất, Hướng Dẫn Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Cá Nhân
Cảm ơn chúng ta đã theo dõi bài viết của thuthuattinhoc.vn về kiểu cách trộn thư (Mail Merge) để soạn thư hàng loạt trong Word cấp tốc chóng. Chúc các bạn thực hiện nay thành công.