Để bước đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần sẵn sàng nội dung cơ bản và nguồn tài liệu (data source). Cụ thể:Nguồn dữ liệu: trình bày những văn bản tùy biến không giống nhau giữa những bức thư sau thời điểm tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy biến đổi này có thể là bọn họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này hay là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table vào Word 2010 tốt văn phiên bản bất kỳ có cấu tạo phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là các phần kiểu như nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và add người gởi trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay như là một phiếu ưu đãi. Câu chữ cơ bạn dạng thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi trình bày những bỏ ra tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi phối hợp nội dung cơ bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge vào Word sẽ hỗ trợ bạn tạo nên hàng loạt tư liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về câu chữ cơ phiên bản nhưng khác biệt ở các cụ thể tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần câu chữ cơ bản sẽ bao gồm những chi tiết nào cần biến hóa hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ cửa hàng hoặc e-mail là những chi tiết đổi khác tùy theo mỗi cá nhân nhận. Như vậy, ta đang biết được danh sách này có nhu cầu các dữ liệu nào.
Bạn đang xem: Dùng mail merge trong word 2010
Bạn vẫn xem: cách dùng mailing vào word 2010
Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook nhằm xuất danh bạ hoặc dùng thiết yếu Excel để thể hiện tài liệu thật chính xác. List nguồn dữ liệu được phân thành các cột khác biệt như họ tên, địa chỉ, tên công ty… với mỗi hàng là 1 người nhận ra nhập rất đầy đủ các thông tin tương ứng theo cột. Bạn cũng có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, lựa chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đã tiện hơn tương đối nhiều trong thao tác làm việc (Tương trường đoản cú như nhập liệu thẳng nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong trường hợp bạn có nhu cầu cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn rất có thể chọn Edit Recipient list trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file tài liệu và dìm Edit để sửa lại một số chi tiết.
Bạn cần xác định nội dung của người sử dụng là dạng thư trường đoản cú (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần văn bản đồng nhất, bạn cũng cần được nhập các trường (Merge Field) dựa vào nguồn dữ liệu. Phương pháp nhập khá đối kháng giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field bên trên tab Mailings để thêm trường tại hầu hết vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn dữ liệu mẫu dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần tin tức người nhận đang nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào trong 1 câu trong thư điện tử như: rất cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp tới xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa vào nguồn dữ liệu của mọi cá nhân (Recipient) để thay thế vào vị trí của những trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient vật dụng 5 vẫn hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp tới xếp thời gian đến tham gia chương trình. Bạn cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp mặt lỗi thiết yếu tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc format in đậm, in nghiêng cho tên bạn nhận.Để áp dụng Mail Merge, chúng ta có thể vào tab Mailings và thao tác với các chức năng trên thanh luật này (Ribbon). Quanh đó ra, giả dụ quen sử dụng những phiên phiên bản Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 cách như hình minh họa bên dưới đây:
Thật là phí nếu như khách hàng không nghe biết tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là một trong những tính năng hết sức thú vị với hữu ích đối với người sử dụng. Thay vì ngồi gõ thủ công bằng tay từng phiếu điểm, phiếu mời tạo mất thời gian thì trộn thư sẽ giúp đỡ bạn làm cho điểu đó chỉ bằng một vài làm việc đơn giản. Nếu khách hàng chưa biết:
Trộn thư vào Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư vào Word cấp tốc và đối chọi giản
Bạn hãy đọc nội dung bài viết này để biết cách làm việc nhé!
I. Trộn thư vào Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay có cách gọi khác là mail merge là 1 chức năng cải thiện của Microsoft Word. Cùng với mail merge chúng ta có thể chèn các danh sách, tệp tin vào những thư mời, phiếu điểm biên soạn sẵn. Thay vì bắt buộc ngồi gõ thủ công, điền tên từng bạn một thì trộn thư sẽ giúp đỡ bạn ngày tiết kiệm được không ít thời gian khi rất có thể áp dụng cho nhiều người dân rất thuận tiện.
II. Lý giải trộn thư vào Word đơn giản
Tuy trộn thư là 1 trong tính năng vô cùng tiện nghi nhưng nhiều người tiêu dùng vẫn chưa biết thực hiện như thế nào. Bạn cùng theo dõi công việc sau phía trên nhé!
Đầu tiên bạn phải chuẩn bị sẵn một văn phiên bản đã soạn sẵn nhưng vứt trống các thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Công việc chi huyết để triển khai như sau:
Bước 1: trên thanh hiện tượng chọn mục Mailings. Tiếp đến nhấn lựa chọn Start Mail Merge. Lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, ngơi nghỉ mục Select document type, chúng ta nhấn lựa chọn vào ô Letter. Nhận Next: Starting document làm việc phía góc dưới thuộc của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: tiếp tục chọn Use the current document trong mục Select starting document, bên dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn chọn Type a new danh sách trong mục Select recipients, chọn Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại vỏ hộp thoại Customize Address List, chúng ta có thể tùy chỉnh tin tức dữ liệu, chi tiết như sau:
Add: Thêm tài liệu
Delete: Xoá các dữ liệu có sẵn.
Rename: Đổi tên tài liệu có sẵn
Sau khi tiến hành xong, bạn nhấn OK để chuyển sang cách tiếp theo.
vỏ hộp thoại Customize Address List
Một số lệnh cơ bản như:
New Entry: Thêm loại mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: tìm kiếm kiếm.
Thực hiện nay xong, chúng ta nhấn lựa chọn OK.
Điền những thông tin phải thiết
Bước 8: Khi hành lang cửa số Save Address List xuất hiện, bạn đặt tên mang lại tệp tin này rồi nhận Save để lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: sau khi bấm lưu, form Mail Merge Recipients đã xuất hiện, bạn cũng có thể tùy ý sửa thay đổi theo các công dụng như:
Sort: bố trí lại tài liệu
Filter: thanh lọc lại hầu hết danh sách tin tức cần thiết
Find duplicates: Tìm với xoá những dữ liệu tương tự nhau.
Validate address: xác thực địa chỉ.
Nhấn OK để hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: chúng ta mở lại hành lang cửa số Mail Merge
Nhấn lựa chọn Use an existing danh sách trong Select recipients, tiếp theo sau chọn Next: Write your letter sống mục Step 3 of 6. Nhấn chọn More items.
nhận chọn More items
Bước 11: bạn nhấn chọn mục Database Fields tại vỏ hộp thoại Insert Merge Field
Sau đó nhấn chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn lựa chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn tiến hành chèn thông tin rồi nhấn chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn lựa chọn mục Mailings bên trên thanh nguyên lý
Nhấn chọn Finish & Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Khi xuất hiện cửa sổ Merge khổng lồ New Document, các bạn chọn All rồi OK nhằm hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge lớn New Document để hoàn tất
Trên phía trên là công việc hướng dẫn trộn thư vào Word 2010 tiện lợi cho bạn tham khảo. Chúng ta cũng có thể thực hiện tựa như trên Word 2013 và Word 2016. Hi vọng nội dung bài viết sẽ có lợi với bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công!
Thật là phí nếu như bạn không biết đến tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là một trong những tính năng khôn xiết thú vị và hữu ích so với người sử dụng. Thay vị ngồi gõ bằng tay thủ công từng phiếu điểm, phiếu mời gây mất thời hạn thì trộn thư sẽ giúp bạn làm cho điểu đó chỉ bằng một vài thao tác làm việc đơn giản. Nếu bạn chưa biết:
Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư vào Word nhanh và đơn giảnBạn hãy đọc nội dung bài viết này để hiểu cách thao tác nhé!
I. Trộn thư vào Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay có cách gọi khác là mail merge là một chức năng nâng cao của Microsoft Word. Cùng với mail merge chúng ta có thể chèn những danh sách, tệp tin vào những thư mời, phiếu điểm biên soạn sẵn. Ráng vì phải ngồi gõ thủ công, điền tên từng tín đồ một thì trộn thư sẽ giúp bạn ngày tiết kiệm được nhiều thời gian khi có thể áp dụng cho đa số người rất thuận tiện.
II. Chỉ dẫn trộn thư vào Word đơn giản dễ dàng
Tuy trộn thư là một trong tính năng vô cùng thuận tiện nhưng nhiều người tiêu dùng vẫn chưa biết thực hiện như thế nào. Chúng ta cùng theo dõi các bước sau trên đây nhé!
Đầu tiên bạn cần phải chuẩn bị sẵn một văn bạn dạng đã soạn sẵn nhưng bỏ trống những thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Công việc chi máu để tiến hành như sau:
Bước 1: bên trên thanh pháp luật chọn mục Mailings. Tiếp nối nhấn chọn Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.Bạn đã xem: phương pháp mail merge vào word 2010
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi hành lang cửa số Mail Merge xuất hiện, ở mục Select document type, các bạn nhấn lựa chọn vào ô Letter. Thừa nhận Next: Starting document ngơi nghỉ phía góc dưới cùng của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: thường xuyên chọn Use the current document trong mục Select starting document, bên dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn chọn Type a new menu trong mục Select recipients, lựa chọn Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Chọn Type a new list trong mục Select recipients
Bước 5: Khi hành lang cửa số New Address List xuất hiện, bạn nhấn chọn Customize Columns.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh tin tức dữ liệu, cụ thể như sau:
Add: Thêm tài liệu
Delete: Xoá những dữ liệu gồm sẵn.
Rename: Đổi tên dữ liệu có sẵn
Sau khi triển khai xong, các bạn nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo.
hộp thoại Customize Address List
Bước 7: các bạn điền những thông tin nhưng mà văn phiên bản còn thiếu thốn như tên, địa điểm,... Tùy thuộc vào mục đích của chúng ta trong các văn phiên bản soạn sẵn.
Một số lệnh cơ bản như:
New Entry: Thêm dòng mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: tra cứu kiếm.
Thực hiện xong, bạn nhấn lựa chọn OK.
Điền những thông tin đề xuất thiết
Bước 8: Khi cửa sổ Save Address List xuất hiện, bạn đặt tên cho tệp tin này rồi dấn Save để lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: sau khi bấm lưu, size Mail Merge Recipients vẫn xuất hiện, chúng ta cũng có thể tùy ý sửa đổi theo các tác dụng như:
Sort: sắp xếp lại dữ liệu
Filter: lọc lại hầu hết danh sách thông tin cần thiết
Find duplicates: Tìm với xoá những dữ liệu kiểu như nhau.
Validate address: xác thực địa chỉ.
Nhấn OK để hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: chúng ta mở lại hành lang cửa số Mail Merge
Nhấn lựa chọn Use an existing danh sách trong Select recipients, tiếp theo sau chọn Next: Write your letter làm việc mục Step 3 of 6. Nhấn chọn More items.
Nhấn chọn Use an existing list
dấn chọn More items
Bước 11: chúng ta nhấn chọn mục Database Fields tại vỏ hộp thoại Insert Merge Field
Sau kia nhấn lựa chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn triển khai chèn tin tức rồi dấn chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn chọn mục Mailings trên thanh quy định
Nhấn lựa chọn Finish và Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Khi lộ diện cửa sổ Merge to lớn New Document, bạn chọn All rồi OK nhằm hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge to lớn New Document để trả tất
Trên phía trên là các bước hướng dẫn trộn thư vào Word 2010 tiện lợi cho mình tham khảo. Bạn cũng có thể thực hiện tương tự trên Word 2013 với Word 2016. Hi vọng nội dung bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc chúng ta thực hiện thành công!
Bạn vẫn bối rối, lo lắng khi hằng ngày phải gửi một số lượng phệ thư mời, bạn dạng thảo,… email cho khách hàng hàng, đối tác,… với vẫn chưa chắc chắn làm cách nào để rút ngắn thời gian thay vì cần nhập thủ công. Vị đó, hào kiệt Mail Merge trong Word chắc hẳn rằng sẽ là 1 trong “trợ thủ” đắc lực của chúng ta trong tương lai.
Bài viết tiếp sau đây Sforum sẽ gợi ý bạn chi tiết cách thiết đặt và áp dụng công cụ Mail Merge “thần thánh” này nhé!
Mail Merge Word là gì?
Mail Merge vào Word hay còn hoàn toàn có thể gọi là trộn thư, đây là một tài năng có sẵn trên ứng dụng Microsoft Word. Với nhân kiệt này chúng ta có thể thực hiện giữ hộ thư, thông báo, lời cảm ơn,… mang đến các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu các bạn có sẵn.
Ở tài năng Mail Merge, bạn chỉ cần soạn thảo văn bản mẫu yêu cầu gửi tiếp nối ở đầy đủ nội dung cá nhân: bọn họ tên, Địa chỉ, Số năng lượng điện thoại,… thì Mail Merge để giúp bạn trường đoản cú đồng điền. Từ bỏ đó tiết kiệm được tương đối nhiều thời gian cùng năng suất công việc hơn là nhập bằng tay nhé!
Cách Mail Merge vào Word đơn giản, hữu dụng mà bạn không nên bỏ qua
Tiếp theo bên dưới đây, Sforum đã hướng dẫn chúng ta cách tiến hành Mail Merge trong Word dựa trên dữ liệu người sử dụng theo công việc sau:
Bước 1: Bạn hãy tiến hành khởi đụng MS Word. Sau đó, hãy chọn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizards…
Bước 2: Sau đó, các bạn sẽ thực theo 6 cách để tiến hành setup Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn nên lựa chọn loại thư mà nhiều người đang thực hiện.
Bước 3: Tiếp đến, chúng ta hãy thực hiện chọn mẫu để sử dụng.
Use the current document: thực hiện file hiện tại tại. Start from a template: thực hiện mẫu có sẵn. Start from existing document: áp dụng mẫu đã tồn tại trong thư mục của bạn.Sau đó, bạn hãy chọn Next: Select recipients để tiếp tục.
Bước 4: Ở cách tiếp theo, bạn quan trọng lập tài liệu cần nhập vào mẫu thư. Hoặc bạn cũng có thể tạo mới trực tiếp bằng cách chọn vào Type a new danh mục > Create…
Bước 5: Tại vỏ hộp thoại New Address List, bạn hãy bấm vào Customize Columns… để sửa đổi tên trường dữ liệu cân xứng với mẫu thư của bạn.
Bước 6: Sau khi đã thay tên trường dữ liệu, chúng ta hãy nhấp vào New Entry > Ok nhằm khai báo dữ liệu mới.
Bước 7: Ở bước tiếp theo khi thiết lập Mail Merge vào Word, bạn hãy chọn vào More items… để thiết lập chọn trường dữ liệu cần nhập vào mẫu mã thư.
Bước 8: Sau đó, bạn hãy Insert theo lần lượt từng trường dữ liệu tự động vào mẫu thư buộc phải gửi. Và thường xuyên chọn Next: Preview your letters nhằm qua bước tiếp theo.
Xem thêm: Cách làm mục lục tự đông trong word 2013, hướng dẫn cách tạo mục lục trong word 2013
Bước 10: Cuối cùng, bạn nên chọn Finish & Merge để tùy lựa chọn gửi e-mail hoặc in ra nếu quan trọng nhé!
Một số chú ý khi chuyển dữ liệu hàng loạt bằng Mail Merge
Để quy trình cài đặt, thiết lập tính năng Mail Merge vào Word được thực hiện thuận lợi thì Sforum đã giúp bạn tổng hợp một số lỗi thường chạm mặt dưới đây:
Khi bạn triển khai lấy dữ liệu: list khách hàng, thông tin cá nhân,… qua Excel thì cần đảm bảo an toàn trong các ô tính đa số chứa dữ liệu và bắt buộc định dạng Text. Để truy nã xuất dữ liệu những ô tính chúng ta có thể dùng hàm INDIRECT và có thể sử dụng các công thức không giống nhau trên Thư mẫu mã của bạn. Khi bạn chọn đông đảo mẫu thư có sẵn vào Word thì đã có những trường dữ liệu cố định như: First Name, Last Name, Address Line,… lúc này hãy phối kết hợp giữ đa số trường dữ liệu thắt chặt và cố định hoặc chỉnh sửa để tạo thành ra phiên bản mẫu mang lại riêng bạn.Tạm kết
Qua nội dung bài viết trên Sforum sẽ hướng dẫn chúng ta tất tần tật số đông thủ thuật để thực hiện thiết lập và sử dụng Mail Merge vào Word để nối tiếp thư mời, thông cáo, hợp đồng,… cho tất cả các khách hàng hàng, bạn dùng,.. Và một lúc cơ mà không tốn không ít thời gian và công sức. Hy vọng đây vẫn là nguồn tìm hiểu thêm hữu ích giành riêng cho bạn. Chúc các bạn thực hiện nay thành công.
Trang chủ