Excel là vị trí mà chúng ta có thể thoải mái lập ra một loạt những file dữ liệu khác nhau, với hàng trăm hàng nghìn các thông tin khác nhau. Tuy nhiên khi lưu file lại là một vấn đề khiến nhiều bạn băn khoăn bởi gồm có file với dung lượng khá phệ và cực kỳ nặng, vậy nên tất cả cách giảm dung tích file Excel mang lại nhẹ và dễ dàng khi lưu lại không? theo dõi và quan sát hết bài viết dưới đây, độc giả thắc mắc sẽ có những giải mã cho mình cùngtheo dõi.
Bạn đang xem: Giảm dung lượng file excel online
1. Vì sao & ích lợi giảm dung lượng file Excel
Người dùng đôi khi vẫn không hiểu nguyên nhân tại sao không lưu lại được file hay có thể nói bạn cũng không biết vì sao file của người sử dụng lại nặng dung tích như vậy.
Nguyên nhân để cho file Excel nặng, tốc độ xử lý chậm
Là bạn thường xuyên làm việc với Excel bạn chắc chắn đã chạm mặt phải triệu chứng file Excel của mình tải hết sức chậm cũng giống như thao tác gặp mặt nhiều cạnh tranh khăn. Dưới đấy là một số nguyên nhân như:
- sử dụng nhiều định dạng không giống nhau gây ra lỗi file Excel
- file excel cất hình ảnh có độ sắc nét cao hoặc gồm công thức phức tạp
- có tương đối nhiều ô trong bảng tính không sử dụng nhưng được định hình sẽ gây nên tình trạng lỗi file xử trí chậm.
Lợi ích vấn đề giảm dung tích file Excel
- Giúp tăng thêm tốc độ sử lý file Excel
- Việc chia sẻ thông tin dữ liệu một biện pháp nhanh chóng, dễ dàng.
- không cần sử dụng đến những ứng dụng giải nén.
8 cách giảm dung tích file Excel hiệu quả
1.Lưu file bên dưới dạng tập tin nhị phân để giảm dung lượng file Excel
Tuy nhiên đấy chưa phải là bí quyết duy tuyệt nhất để rất có thể từ lý do đưa ra phương án tốt nhất. Bạn không nhất thiết phải khó khăn tìm hiểu nguyên nhân, với một số trong những biện pháp làm cho giảm dung lượng file sau đây thì câu hỏi xử lý cũng trở nên dễ dàng hơn.
Cách giảm dung tích file Excel đầu tiên đó là định hình lại đuôi lúc lưu. Với phương pháp làm này bạn có tệp tin excel của chúng ta là file Excel nằm trong phiên phiên bản 2003 mở file ra bên trên phiên bản thuộc phiên bản 2007 trở đi và save lại cùng với .xlsx. Là định hình đuôi mang lại file lưu của công ty thì chúng ta có thể làm mang đến file của khách hàng nhẹ đi không ít đấy, dung lượng file cũng không thể nặng.
Bước 1: Bạn thực hiện mở Excel lên, tiếp đó nhấpđúp loài chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh da trời lá, sau đó, các bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... (mở) rồi chọn file phải thao tác.
Xóa data links
Bước 2: tiếp đến chọn Break links để chứng thực là xong.
Xóa data liên kết 1
5.Xóa watch windows
Bước 1: Mở tệp tin excel mà bạn muốn thực hiện nay xóa Watch Window.
Xóa watch windows
Bước 2: Chọn Formulas > lựa chọn Watch Window.
Xóa watch windows 1
Bước 3: Chọn Delete Watch.
Xóa watch windows 2
Sau khi thực hiện ngừng bước này là xong xóa Watch Window.
6. đào thải các Name Range vào file
Excel
Bước 1: Mở file excel bạn muốn xóa Named Range.
Xóa bỏ Name Range
Bước 2: chọn Formulas > lựa chọn Name Manager.
Xóa vứt Name Range 1
Bước 3: Chọn tên bị lỗi mà bạn có nhu cầu xóa > dấn Delete.
Xóa bỏ Name Range 2
Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.
Xóa quăng quật Name Range 3
7.Cắt giảm ô tính ngơi nghỉ vùng chưa phải sử dụng
Mở tệp tin Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổng hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > click chuột phải vào vị trí bôi black và lựa chọn Delete để xóa các vùng không sử dụng nhằm mục tiêu giảm dung tích file.
Cắt bớt ô tính sinh sống vùng chưa yêu cầu sử dụng
Vậy đó cũng làcách làm cho file excel nhẹ hơn khi bạn có nhu cầu chuyển file đi bất kể đâu sẽ nhanh hơn.
8. Cần sử dụng chương trình diệt Virus Macro
Cách làm giảm dung tích File Excel tiếp theo bạn có thể tham khảo kia là dùng chương trình khử virus. Lịch trình diệt vi khuẩn Macro hay bị lây lây truyền trên những file văn bản, nó làm cho tăng dung lượng thực tế của các file dữ liệu bị nhiễm. Dấu hiệu nhận biết của những file Excel bị lan truyền virus kia là khi chúng ta mở file, công tác Excel sẽ tự động hóa mở thêm rất nhiều sheet mới mang tên là "yyyyy" hoặc "Book1" và lộ diện kèm thêm cảnh báo Macro.
Để có tác dụng giảm dung lượng của hầu như file này chúng ta phải dùng phần mềm diệt virus với sự lựa chọn chẩn đoán Macro để loại bỏ những Macro không mong muốn muốn.
Tuy nhiên, tiêu giảm của ứng dụng này là có thể tiêu khử virus nhưng mà lại không tiêu diệt được một phương pháp hoàn toàn. Vì đó, dung tích của tệp tin Excel rất có thể vẫn hết sức cao. Để hạn chế một bí quyết triệt để thì chúng ta cần:
- Mở file Excel và copy toàn thể dữ liệu thanh lịch một file Excel khác.
- Mở 1 tệp tin Excel mới và paste văn bản vừa copy sang tệp tin Excelvà lưu lại.
- Xóa tệp tin Excel cũ.
Bạn hãy thử vận dụng ngay cho việc làm giảm dung lượng file của chính bản thân mình xem nào. Vậy là từ sau các bạn sẽ không gặp mặt khó khăn trong quy trình lưu file nhé, bạn sẽ hoàn thành các bước và bài toán học kế toán tài chính onlinemột bí quyết suôn sẻ.
Mời các bạn đọc quan tâm đến chủ đề tin học tập văn phòng cùng các chủ đề hot kháctại Unica!
Với các ngành như kế toán, tài chính, các file Excel hay có dung tích rất lớn. Chính vì thế, giảm dung lượng Excel là việc làm rất có ích để bạn share file dễ dàng. Ví như bạn chưa biết cách giảm dung lượng file Excel, hãy xem thêm ngay bài viết dưới trên đây từ FPT siêu thị nhé!&#x
D;&#x
A;&#x
D;&#x
A;
Hiện tại bao gồm rất nhiều cách để giảm dung tích Excel. Trong nội dung bài viết này, FPT cửa hàng sẽ lưu ý bạn những phương pháp hiệu quả, đơn giản để mọi fan đều hoàn toàn có thể thực hiện cấp tốc chóng.
1. Xóa sổ các tài liệu ẩn
Để giảm dung lượng Excel, đầu tiên bạn cũng có thể xóa bỏ những dữ liệu ẩn. Điều này cũng giúp file sụt giảm đôi phần. Cách làm cũng khá dễ thực hiện:
Bước 1: Bạn lựa chọn Info, chọn Check for Issues, lựa chọn Inspect Document.
Bước 2: Sau đó tại bảng Document Inspector, chúng ta chọn Inspect để Excel kiểm tra những dữ liệu ẩn.
Bước 3:Kế đến, bạn chọnRemove Allđể xóa các dữ liệu ẩn.
2. Nén dung tích ảnh
Thông thường, Excel sẽ hiếm trong khi thấy hình ảnh. Tuy nhiên nếu trong file của chúng ta có hình ảnh, thì hãy sử dụng bí quyết này nhằm giảm dung lượng ảnh:
Bước 1: các bạn chọn hình ảnh muốn nén, chọn Format, chọn Compress Pictures.
Bước 2: trên Apply only lớn this picture, bạn hãy bỏ chọn đi. Tiếp theo chọn vào thiết lập cấu hình Email (96 ppi) minimize document form size for sharing, ở đầu cuối chọn OK.
3. Xóa định dạng cột và hàng
Nếu các bạn cảm thấy những cột với hàng dư thừa không quan trọng thì hoàn toàn có thể xóa chúng. Chỉ cần bấm Ctrl + Shift + các cột, hàng bắt buộc xóa, lựa chọn chuột phải, chọn Delete.
4. Xóa định dạng gồm điều kiện
Định dạng có đk là tài năng giúp người tiêu dùng tìm tìm dữ liệu đặc trưng nhanh rộng với việc thêm các thông tin như thanh dữ liệu, icon, màu… trong trường hợp bạn có nhu cầu tối ưu dung tích để chia sẻ nhanh chóng, thì xóa định hình có điều kiện cũng là bí quyết mà nhiều người dùng hiện nay.
Bạn chọn ô định dạng có điều kiện, chọn Home, chọn Conditional Formatting, lựa chọn Clear Rules sẽ hiện lên 2 tùy chọn:
Clear from Selected Cells: Xóa định dạng ô đó. Clear Rules from Entire Sheet: Xóa toàn bộ định dạng trong sheet.
5. Xóa Watch Window
Với những file Excel về tài chính, quản lý dữ liệu, sản phẩm, thường người dùng sẽ sử dụng tài năng Watch Window. Đây là tính năng có thể chấp nhận được bạn kéo những ô đặc biệt quan trọng vào hành lang cửa số riêng để theo dõi dễ dàng. Mặc dù nhiên, sau thời điểm kết thúc công việc hoặc hy vọng gửi file đến người khác, bạn cũng có thể xóa Watch Window đi để bớt dung lượng. Bạn chọn Formulas, lựa chọn Watch Window, lựa chọn xóa những Watch Window.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đưa hình ảnh lên google drive vào google photos
6. Lưu lại file dưới dạng nhị phân
Lưu dưới dạng nhị phân cũng là biện pháp giảm dung tích file Excel. Các bạn chọn File, chọn Save as, chọn tùy chọn lưu Excel Binary Workbook.
Trên đây, FPT shop đã hướng dẫn các bạn các cách để giảm dung tích file Excel hiệu quả. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn nhé!