Một trong những tác dụng căn bản của Excel sẽ là Data Validation hay nói một cách khác là kiểm tra dữ liệu trong Excel. Công dụng này có chức năng là giúp họ kiểm rà soát việc dữ liệu được nhập vào cell thỏa mãn nhu cầu các yêu cầu cầm cố thể. Hãy thuộc Gitiho tò mò về tác dụng này nhé!
Một lấy ví dụ về công dụng kiểm tra dữ liệu
Trong lấy ví dụ này, bọn họ sẽ tinh giảm để người tiêu dùng chỉ rất có thể nhập đầy đủ giá trị số tự 0 cho tới 10.
Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng data validation trong excel
Cách để chế tác quy tắc cho tính năng kiểm tra dữ liệu
Để rất có thể tạo một quy tắc mới cho tác dụng kiểm tra dữ liệu, bạn hãy làm theo công việc sau:
Bước 1: chọn một cell trống, cell mà bạn cần hạn chế dữ liệu (trong trường vừa lòng này là cell C2)
Bước 2: trong tab Data, trong team danh mụcData Tools, chúng ta hãy nhấp vào biểu tượngData Validation.
Trong tab Settings:
Bước 3: Trong danh sách thả xuống của mục Allow,bạn hãy chọnWhole number.
Bước 4:Trong danh sách thả xuống của mục Data,bạn hãy chọnbetween.
Bước 5: vào ô văn bạn dạng của mục Minimum, các bạn hãy nhập số 0 vàovà nhập số 10 vào ô văn phiên bản của mụcMaximum như hình bên dưới đây:
Bước 6:Nhấn vào nútOKđể tạm dừng hoạt động sổ hộp thoại
Cách nhằm tạo thông tin về luật lệ nhập dữ liệu cho tất cả những người dùng
Thông báo nhập dữ liệu (Input Message) hiện ra mỗi khi người tiêu dùng nhấn chọn vào cell và từ đó báo mang lại họ biết cần nhập những dữ liệu nào.
Trong tab
Input Message:
Bước 1: Nhấn lựa chọn vào ô đánh dấu‘Show input đầu vào message when cell is selected’
Bước 2: Nhập một tiêu đề cho thông tin trong ô văn bạn dạng của mục Title
Bước 3: Nhập ngôn từ mà bạn có nhu cầu thông báo cho người dùng vào ô văn bản của mục Imput Mesage như hình ảnh sau:
Bước 4:Nhấn vào nútOKđể tạm dừng hoạt động sổ hộp thoại
Cách để tạo cảnh báo lỗi cho tất cả những người dùng
Nếu như người dùng không thực hiện theo văn bản của thông báo nhập dữ liệu và nhập một giá chỉ trị chưa phù hợp lệ thì chú ý lỗi (Error Alert)sẽ được hiển thị.
Trong tabError Alert:
Bước 1:Nhấn chọn vào ô lưu lại ‘Show error alert after invalid data is entered’
Bước 2:Nhập một tiêu đề cho chú ý lỗitrong ô văn phiên bản của mục Title
Bước 3: Nhập câu chữ mà bạn muốn cảnh báo cho tất cả những người dùng trong ô văn bản của mụcError Alertnhư ảnh sau:
Bước 4: Nhấn vào nút OK để đóng cửa sổ hộp thoại
Chức năng kiểm tra dữ liệu trong bảng tính
Bạn hãy thử nhấp vào cell C2 giúp xem liệu Excel có thể hiện thông tin nhập dữ liệu như hình tiếp sau đây hay không:
Và bạn hãy thử nghiệm bằng cách nhập một giá trị lớn hơn 10 vào cell giúp xem liệu cảnh báo lỗi có xuất hiện trong trang tính:
Lưu ý: Để một số loại bỏ chức năng kiểm tra dữ liệu ra khỏi cell, đầu tiên bạn hãy nhấn chọn vào cell đó, nhấn vào tab Data > nhóm danh mục Data Tools > chọn biểu tượng Data Validationvà chọn
Clear All. Bạn có thể sử dụng chức năng
Go to lớn Specialcủa Excel để chọn tất cả các cell được áp dụng tác dụng Data Validation một giải pháp nhanh chóng.
Vậy trong bài viết này, các bạn đã biết thêm một chút ít về vận dụng Excel trong Microsoft Office rồi, rõ ràng là định nghĩa và phương pháp tạo một quy tắc mới cho tác dụng kiểm tra tài liệu (Data Validation) trong Excel.
Data validation là gì? là 1 trong những tính năng vào excel giao hàng cho bài toán tạo nhanh lẹ nhập dữ liệu gia hạn sự chính xác nhất quán. Tôi rước một ví dụ thực tế trường hợp khi chúng ta cần người khác thích hợp tác khiến cho bạn nhập liệu vào tệp tin bạn chia sẻ nhưng bạn muốn người đó nhập một số trong những thông tin và chọn vào dữ liệu bạn đã list ra sẵn mà chưa phải một dữ liệu thông tin nào không giống của một mục cầm cố thể. Vậy nên bạn cần phải list ra một danh sách lựa lựa chọn để tín đồ khác bao gồm thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn phải sử dụng đến tác dụng Data validation.
1. Data Validation trong Excel là gì?
Khi thao tác làm việc với Excel, có lẽ rằng bạn đã rất thân quen với Data Validation. Chế độ này cho phép bạn cố định những dữ liệu tại một ố và người dùng chỉ hoàn toàn có thể nhập được những giá trị đã cố định sẵn nghỉ ngơi ô này mà không thể nhập những dữ liệu hay quý hiếm khác.
Khi thực hiện công nỗ lực này, bạn sẽ tránh được đều sai sót trong thừa trìnhnhập dữ liệu vàchỉnh sửa data validation.
2. Cách áp dụng Data Validation trong Excel
2.1. Lấy ví dụ như 1
Ví dụ tất cả một bảng nhập dữ liệu dưới đây, yêu ước tạo những list dữ liệu cho những ô xổ xuống tương xứng để rất có thể chọn dữ liệu hối hả và chuẩn chỉnh xác.
Cách sử dụng data validation vào excel (1)
Để xử lý bài toán bên trên mời bạn đọc xem cách sử dụng Data Validation trong Excel cụ thể dưới đây:
- cách 1: dịch chuyển chuột lựa chọn vào ô bạn có nhu cầu tạo list thả xuống nhấn chọn trên thanh menu chọn Data và chọn những như quá trình dưới hình:
Cách cần sử dụng data validation vào excel (2)
Khi đó hộp thoại Data Validation xuất hiện thêm chọn List nghỉ ngơi mục Allow.
Mục Allow có có:
- Any Value: không có điều kiện.
- Whole number: Số nguyên.
- Decimal: Số thực (có vệt phẩy).
- List: Danh sách.
- Date: ngày tháng năm.
- Time: Thời gian.
- Text Length: Độ lâu năm chuỗi.
- Custom: Tùy chọn.
- bước 2: Nhập các dữ liệu sẽ lộ diện trong list thả xuống làm việc mục Source tương ứng với ngôn từ mục chính.
Cách dùng data validation trong excel (3)
- cách 3:Để thiết lậpcảnh báo khi nhập sai kiểu dáng dữ liệu, tại tabError Alert, bạn nhập khắc ghi ôShow error alert after invalid data is entered> NhậpStyle(Kiểu thông báo) > NhậpTitle(Tiêu đề cho cảnh báo) vàError message(Nội dung của lỗi).
- bước 4: nhấn vào OK và các bạn thu được tác dụng ở ô chúng ta đã tạo:
Cách sử dụng data validation trong excel (4)
Bạn thực hiện tương tự với các mục mặt cạnh.
Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô cá biệt mà ví dụ sau đây áp dụng tính năng thực hiện cho một cột.
2.2. Ví dụ như 2
Có bảng dữ liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và tổng thể cột B đây là các bước thực hiện nay cho câu hỏi chọn cột B.
Thực hiện tại các làm việc để mở vỏ hộp thoại Data Validation như ngơi nghỉ ví dụ trên.
Trong vỏ hộp thoại này, lựa chọn list của allow cùng nhập các dữ liệu tương ứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ như 1:
Cách sử dụng data validation vào excel (5)
Chuyển sang những mục khác ví như như chúng ta cảm thấy đã hoàn hảo và OK bạn đã thấy xuất hiện thêm các mục thả xuống khi bạn ấn vào từng ô trong cột các bạn đã chọn. Đơn giản với rất thuận lợi đúng không? bạn không cần mất nhiều thời gian để nhập từng dữ liệu cho cả một bạn dạng dữ liệu rầm rịt các mục tin tức khác nhau. Giúp ích cho bạn bao công sức của con người và độ đúng đắn cao hơn chỉ việc nhờ vào tác dụng Data Validation vào excel.
3. Hướng dẫn cách bỏ format Data Validation
- Bước 1: Mở File Excel, cần sử dụng chuột kéo chọn ô nên bỏ định dạng. Trên thanh công cụ, nhấn lựa chọn Data, sau đó chọn Data Validation.
Xem thêm: Hình Ảnh Hậu Trường Vui Nhộn Của "Hậu Duệ Mặt Trời", Hình Ảnh Hậu Trường Vui Nhộn Của Hậu Duệ Mặt Trời
Hình minh họa
- bước 2: Chọn Clear All để bỏ định dạng Data Validation
Hình minh họa
Như vậy wu.edu.vn đã tiết lộ đến bạncách dùng data validation vào Excel dễ dàng và đơn giản và nhanh chóng nhất. Nếu như bạnđọc thân thiện có thể tìm hiểu thêm các khóa huấn luyện tin học văn phòng khác trên wu.edu.vn để hiểu rõ hơn về các thủ thuật, cách áp dụng hàm vào Excel trải qua các khoá học Excel giúp các bạn xử lý số liệu, báo cáo một cách nhanh lẹ và đúng chuẩn nhất từ bỏ đó giảm thiểu tốiđa thời hạn cũng như cải thiện hiệu suất công việc.