Với các ngành như kế toán, tài chính, những file Excel thường có dung lượng rất lớn. Bởi vì thế, giảm dung lượng Excel là câu hỏi làm rất hữu ích để bạn share file dễ dàng. Giả dụ bạn chưa chắc chắn cách giảm dung tích file Excel, hãy tham khảo ngay bài viết dưới trên đây từ FPT cửa hàng nhé!&#x
D;&#x
A;&#x
D;&#x
A;
Hiện tại gồm rất nhiều cách để giảm dung tích Excel. Trong bài viết này, FPT siêu thị sẽ lưu ý bạn những cách hiệu quả, đơn giản và dễ dàng để mọi bạn đều rất có thể thực hiện nhanh chóng.
Bạn đang xem: Cách làm nhẹ file excel 2007
1. Xóa sổ các tài liệu ẩn
Để giảm dung lượng Excel, đầu tiên bạn cũng có thể xóa bỏ các dữ liệu ẩn. Điều này cũng giúp file giảm đi đôi phần. Bí quyết làm cũng tương đối dễ thực hiện:
Bước 1: Bạn lựa chọn Info, chọn Check for Issues, chọn Inspect Document.
Bước 2: Sau đó tại bảng Document Inspector, chúng ta chọn Inspect nhằm Excel kiểm tra những dữ liệu ẩn.
Bước 3:Kế đến, các bạn chọnRemove Allđể xóa những dữ liệu ẩn.
2. Nén dung tích ảnh
Thông thường, Excel sẽ hiếm khi thấy hình ảnh. Tuy nhiên nếu trong file của doanh nghiệp có hình ảnh, thì hãy sử dụng cách này để giảm dung lượng ảnh:
Bước 1: chúng ta chọn hình ảnh muốn nén, chọn Format, chọn Compress Pictures.
Bước 2: trên Apply only khổng lồ this picture, bạn hãy bỏ lựa chọn đi. Kế đến chọn vào cấu hình thiết lập Email (96 ppi) minimize document kích thước for sharing, cuối cùng chọn OK.
3. Xóa format cột và hàng
Nếu bạn cảm thấy các cột với hàng dư quá không cần thiết thì rất có thể xóa chúng. Chỉ việc bấm Ctrl + Shift + những cột, hàng nên xóa, lựa chọn chuột phải, lựa chọn Delete.
4. Xóa định dạng bao gồm điều kiện
Định dạng có đk là nhân kiệt giúp người tiêu dùng tìm tìm dữ liệu quan trọng nhanh rộng với bài toán thêm các thông tin như thanh dữ liệu, icon, màu… trong trường hợp bạn có nhu cầu tối ưu dung tích để chia sẻ nhanh chóng, thì xóa định dạng có điều kiện cũng là bí quyết mà nhiều người tiêu dùng hiện nay.
Bạn chọn ô định dạng tất cả điều kiện, chọn Home, chọn Conditional Formatting, lựa chọn Clear Rules sẽ tồn tại 2 tùy chọn:
Clear from Selected Cells: Xóa định dạng ô đó. Clear Rules from Entire Sheet: Xóa tất cả định dạng trong sheet.
5. Xóa Watch Window
Với các file Excel về tài chính, thống trị dữ liệu, sản phẩm, thường người dùng sẽ sử dụng nhân tài Watch Window. Đây là tính năng chất nhận được bạn kéo các ô đặc biệt vào cửa sổ riêng để theo dõi dễ dàng. Mặc dù nhiên, sau khoản thời gian kết thúc quá trình hoặc mong muốn gửi file đến người khác, bạn có thể xóa Watch Window đi để giảm dung lượng. Các bạn chọn Formulas, chọn Watch Window, chọn xóa các Watch Window.
6. Lưu file dưới dạng nhị phân
Lưu bên dưới dạng nhị phân cũng là biện pháp giảm dung tích file Excel. Chúng ta chọn File, lựa chọn Save as, lựa chọn tùy chọn lưu Excel Binary Workbook.
Trên đây, FPT cửa hàng đã phía dẫn bạn các phương pháp để giảm dung tích file Excel hiệu quả. Hy vọng nội dung bài viết hữu ích với bạn nhé!
Bạn có một tệp tin Excel, nó càng ngày “béo phì” vượt cân, dung lượng thì ngày 1 tăng lên, xử lý công việc ngày càng lờ đờ chạp. Câu hỏi đặt ra là? Làm thế nào để sút cân đến file Excel đó? Lỗi này từ bỏ đâu ra?
Kẻ thù độc nhất của việc tăng cân bụ bẫm này, đó là do ăn nhiều quá độ với lười luyện tập thể thao. Nghe giống con fan quá nhỉ? thực ra việc ăn đủ ở trong Excel, chính là thao tác COPY và PASTE của người sử dụng gây nên.
CÁC NGUYÊN NHÂN:
Objects:
Các hình shape, hay nút các bạn chèn vào ô, lúc bạn xào luộc xuống (Fill Down), thì nó cũng tự coppy ra. Hoặc bạn sao chép nội dung bên trên 1 trang web nào đó, hoặc từ tệp tin nào kia khác, và dán vào file của mình, đi kèm theo là phần lớn Object mà bạn không thể thấy bởi mắt thường.Vậy làm thế nào để xóa sổ các Object trong file Excel?Cách thông thường:
Bước 1: lựa chọn Sheet cất Object yêu cầu xóa, nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc vào tab Home, lựa chọn Find & Select).Bước 2: lựa chọn SpecialsBước 3: lựa chọn Objects cùng nhấn OK.Bước 4: dấn Delete nhằm xóa tất cả.Lưu ý: tất cả các Object trong Sheet sẽ tiến hành chọn, mặc dù nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ như là loại nút chạy macro, thì chúng ta có thể ấn giữ lại SHIFT và lựa chọn vào nút kia để vứt chọn, rồi chúng ta cũng có thể xóa những object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ tạo cho từng sheet khác.
– chúng ta chọn tab DATA > lựa chọn Edit Links.
– khám nghiệm lại các file chúng ta đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ việc lấy hiệu quả tính từ tệp tin khác. Bạn cũng có thể chọn Break link để bỏ liên kết.
– khi ấy sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ biến đổi các hàm links thành giá chỉ trị hiệu quả của nó, và làm việc này tất yêu hoàn tác lúc thực hiện. Vì vậy, chúng ta nên lưu file với cùng 1 tên mới để sao lưu lại dự phòng, để triển khai sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu thương hiệu mới.
– Sau đó, rất có thể thực hiện việc Break Links là để gửi đổi.
Named Range:
Cùng với việc coppy dữ liệu, đi kèm theo đó là những NAMED RANGE đã vận dụng cho file, cùng nó chế tạo ra không ít Named Range trong tệp tin của bạn.
Vậy làm sao để xóa sổ các named range trong file Excel?
Cách thông thường:
Bước 1: Bạn có thể chọn Filter để lựa chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn những Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.Bước 2: giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, và giữ SHIFT, chọn cái name cuối cùng.Bước 3: chúng ta chọn nhấn phím Delete nhằm xóa.
Dùng ASAP Utilities Add-in:
Bạn lựa chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…Và chúng ta cũng có thể xóa vớ cả. Ko kể ra, bạn cũng có thể chuyển đổi những Named Range thành địa chỉ cửa hàng của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…
Styles:
Cùng với việc xào luộc dữ liệu, kèm theo đó là các style đã vận dụng cho file, và nó chế tác ra rất nhiều Style trong file của bạn.
– biện pháp thông thường: bạn có thể click đề xuất vào tên từng Style rác, lựa chọn Delete để xóa đi. Ví như thấy thọ quá, bạn có thể dùng Add-in mặt dưới.
– sử dụng Remove Style Add-in, đấy là addin được hỗ trợ bởi Microsoft. Mua về từ archive.codeplex.com hoặc bạn dạng dự phòng tại Remove
Styles qua Mediafire. Khi thiết lập xong, các bạn sẽ thấy mục Remove Styles mở ra trong tab Home, ở kề bên Cell Styles như trong ảnh bên trên. Bạn chưa biết cách thiết lập addin như thế nào? Hãy tham khảo bài viết hướng dẫn cài đặt add-in vào Excel sau nhé!
– bên cạnh đó vẫn có 1 addin Inquire có sẵn vào Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.
Excel Binary Workbook giúp bớt dung lượng
Sau quá trình trên, các bạn sẽ có kết quả như sau:
Như bạn thấy, họ có file lúc đầu là 7Mb, sau thời điểm các làm việc trên, bọn họ giảm dung lượng xuống còn 1Mb, vậy ý muốn giảm nữa thì làm cố kỉnh nào? bạn chọn File > Save as… lựa chọn Lưu bên dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook, lúc đó bạn sẽ thấy file tiếp tục giảm đi một nửa chỉ từ 500Kb.
Cuối cùng, các bạn có thể thực hiện nay các thao tác làm việc sau, nhằm mục đích giúp giảm thêm dung lượng của file: Xóa đi những Worksheet trống, Xóa đi rất nhiều dòng trống sinh hoạt cuối, và Reset Last Cell vào Excel với chế độ của ASAP Utilities.
Lời Kết:
Như bạn thấy rồi đó, các thao tác thông thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi bọn họ COPY, cùng thay bởi vì nhấn Ctrl + V nhằm Paste ra, thì bọn họ có gạn lọc PASTE SPECIAL … lúc đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay bởi dán luôn luôn công thức sang.
Nếu toàn bộ các trường phù hợp trên, các bạn đều không mắc phải, tuy thế file vẫn nặng, vậy đang làm cách nào? bởi nội dung bài viết dài, bắt buộc mình sẽ chia riêng phần đó sang tập 2 của túng bấn kíp võ công này … Cảm ơn chúng ta đã quan tiền tâm!
Hiện tại, wu.edu.vn Học Excel Online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ bản đến nâng cao với các chuyên viên hàng đầu tại Việt Nam. Cửa hàng chúng tôi sẽ với đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiệu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đã có nhiều chương trình khuyến mại lớn mang đến các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn è trừ gì nữa mà ko đăng kí ngay lập tức thôi.
Xem thêm: Top 14+ Hiệp Sĩ Lưu Ban Zingtv, Hiệp Sĩ Lưu Ban
Đọc tiếp tập 2: Cách sửa file Excel bị nặng nề chậm và gỡ bỏ mật khẩu bảo đảm khi quên mật khẩu.