Danh sách sổ xuống (Drop List) sẽ tạo ra danh sách dữ liệu một cách nhanh chóng, từ đó giúp tiết kiệm thao tác, tránh sai sót… khi bạn cần nhập một lượng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách sổ xuống có chứa các tùy chọn như Nam/Nữ, Có/Không, Thử việc/hợp đồng có thời hạn/hợp đồng vô thời hạn… Hãy đọc bài viết sau để biết cách tạo và xóa Danh sách sổ xuống nhé.

Bạn đang xem: Cách tạo list excel drop down xổ xuống lựa chọn

*


Drop list là gì?

Drop list là tạo danh sách được sổ xuống trong một ô được chỉ định. Drop list giúp ích trong một số công việc thực tếnhư:

Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống.Tạo được tên, ngành nghề, nơi ở,… phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin.Thực hiện khai báo, chấm công.Quản lý đơn hàng, kho, bãi.

Cách tạo Drop list trong Excel cực nhanh

Giả sử chúng ta có bảng Danh sách hồ sơ nhân viên với cột Giới tính và Loại hợp đồng cần điền thêm thông tin.

Yêu cầu ở đây, với 2 cột này,tạo Drop list với các giá trị như sau:

Giới tính: Nam và Nữ
Loại hợp đồng: Thử việc, Hợp đồng xác định thời hạn và Hợp đồng không xác định thời hạn.
*

Cách tạo danh sách sổ xuống (Drop list) trong Excel


Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ vùng cần tạo Drop list. Sau đó, bạn chọn thẻ Data trên thanh công cụ, chọn biểu tượng của Data Validation tại mục Data tools.

Bước 2: Hộp thoại Data Validation hiện ra. Bạn chọn thẻ Settings. Sau đó tại mục Allow chọn List. Tại mục Source các bạn dùng chuột chọn phần danh sách mình đã tạo. Sau đó tích chọn 2 ô In-cell dropdown và Ignore blanks. Để xác nhận, bạn nhấn OK.

*

Bước 3: Excel trả bạn kết quả. Bây giờ, ở cột Giới tính, các ô sẽ có danh sách sổ xuống 2 kết quả khi bạn ấn chọn.

*

Bước 4: Bạn thực hiện tương tự với cột Loại hợp đồng. Sau đó, chúng ta có kết quả sau khi dùng Droplist như sau:

*

Cách tạo Drop list trong Excel bằng danh sách giá trị

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tạo danh sách các giá trị được phép xuất hiện. Các giá trị này phải được nhập vào một cột hoặc một hàng mà không có bất kỳ ô trống nào.

*

Bước 2: Bạn thực hiện như bước 1, 2 ở cách trên. Sau khi hộp thoại Data Validation hiện ra, tại mục Source bạn chọn vùng dữ liệu các giá trị.

*

*

Bước 3: Excel trả lại bạn kết quả như sau:

*

Cách xóa drop list trong Excel

Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ vùng cần xóa Drop list. Sau đó, bạn chọn thẻ Data trên thanh công cụ, chọn biểu tượng của Data Validation tại mục Data tools.

Bước 2: Hộp thoại Data Validation hiện ra. Bạn nhấn chọn Clear AllOK để xác nhận.

*

Bước 3: Excel trả về kết quả dữ liệu trong bảng giữ nguyên nhưng không còn danh sách sổ xuống Droplist.

Bài viết được thực hiện trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, áp dụng được cho các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, Office 365 hoặc cả Mac
OS với thao tác tương tự.

Trên đây là hướng dẫn bạn tạo droplist cũng như xóa đi nếu muốn. Mong các bạn có thể áp dụng hiệu quả trong quá trình sử dụng Excel. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!

Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp hay một cửa hàng tạp hoá nhỏ, việc giữ mọi thứ ngăn nắp là chìa khóa thành công. Ngày nay, bạn có thể tìm thấy rất nhiều ứng dụng và trang web để giúp bạn điều đó nhưng Microsoft Excel vẫn luôn là một lựa chọn hàng đầu.Bạn đang xem: Cách tạo list excel drop down xổ xuống lựa chọn

Microsoft Excel không chỉ phù hợp cho các công việc bàn giấy. Khi được sử dụng hiệu quả, phần mềm bảng tính này còn có thể là một trợ thủ đắc lực để giúp bạn tính toán và quản lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Với chức năng Drop List tích hợp, Excel sẽ giúp bạn đơn giản hoá việc nhập dữ liệu và tiết kiệm đáng kể thời gian.

Có nhiều cách khác nhau để tạo Drop List trong Excel, một số thì dễ thực hiện và một số thì khó. Bài viết này sẽ chia sẻ đến bạn cách tạo Drop List trong Excel đơn giản nhất.

1. Drop List là gì? Lợi ích khi tạo danh sách thả xuống trong Excel

Drop List (hay còn được gọi là danh sách thả xuống) là một cách tạo danh sách được xổ xuống trong một ô được chỉ định. Drop List vô cùng tiện ích và được khá nhiều người dùng Excel sử dụng, một số lợi ích của Drop List như:

Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống.

Tạo được tên, ngành nghề, nơi ở,…phù hợp cho các địa điểm cần lấy thông tin.

– Có thể thông qua Drop List giúp thực hiện khai báo, chấm công.

– Có thể thông qua Drop List giúp quản lý kho, bãi.

– Xổ chọn dữ liệu nhanh. Tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu.

Hạn chế nhập sai chính tả.

Lưu ý: Danh sách thả xuống khác hoàn toàn với bộ lọc trong Excel nên bạn cần phân biệt 2 trường hợp này nhé!

2. Cách tạo Drop List trong Excel

Cách tạo Drop List khi có sẵn dữ liệu trong bảng tính

Bước 1: Chọn ô cần tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.


*

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Sources > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.

Lưu ý: Bạn cũng có thể lấy dữ liệu từ 1 Sheet khác với thao tác cực đơn giản là nhấn sang Sheet đó và chọn vùng dữ liệu đã được tạo.


*

Cách tạo Drop List bằng cách tự nhập

Bước 1: Chọn ô cần tạo Drop List> Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.


*

Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List > Đi đến mục Sources > Nhập tên các thành phần cần tạo list > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.


*

Cách tạo Drop List phụ thuộc và 1 list khác

Bước 1: Đặt tên cho vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo Drop List như sau:

Tô chọn dãy ô là TÊN SP > Vào thẻ Formulas > Chọn Define Name.


*

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên nhập tên cho vùng dữ liệu > Nhấn OK.

Lưu ý: Tên vùng dữ liệu cần đặt giống với tiêu đề cột của dữ liệu và không có khoảng trắng.

Ví dụ: Tô chọn từ A2 đến A10: Đặt tên TÊNSP.


Bước 3: Chọn ô cần đặt danh sách thả xuống > Chọn thẻ Data > Nhấn chọn Data Validation > Ở hộp thoại hiện lên chọn thẻ Settings > Đi đến mục Allow chọn List > Ở phần Source bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A13,” “,””)) > Nhấn OK.

Giải thích hàm:

SUBSTITUTE(A13,” “,””): Có nghĩa là lấy dữ liệu ở ô A13 sau đó bỏ đi dấu cách ở giữa để phù hợp với tên bạn đã thực hiện đặt ở bước 2.

Hàm INDIRECT: Sẽ đóng vài trò gián tiếp lấy các dãy ô có chứa TÊN SP đã đặt tên bên trên phù hợp với TÊN SP được nhập trong bảng bên dưới.


3. Cách tùy chỉnh danh sách thuộc tính

Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range

Bước 1: Vào thẻ Formulas > Chọn Name Manager > Chọn tên vùng dữ liệu muốn chỉnh sửa.


Bước 2: Thực hiện tùy chỉnh như thay đổi vùng dữ liệu, chỉnh sửa tên, xóa tên vùng dữ liệu.

– Chọn mũi tên hướng lên tại mục Refers to để thay đổi vùng dữ liệu.

– Chọn Edit… để chỉnh sửa tên vùng dữ liệu.

– Chọn Delete để xóa tên vùng dữ liệu.


Sao chép và dán Drop List

Bước 1: Chọn ô đã được tạo Drop List > Nhấn chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + V).


Bước 2: Chọn ô muốn dán Drop List > Nhấn chuột phải chọn Paste Special….


Bước 3: Tại mục Paste chọn Validation > Nhấn OK.


5. Một số lưu ý khi tạo Drop List trong Excel

– Sau khi tạo xong danh sách thả xuống, bạn hãy mở danh sách thả xuống bằng cách nhấn vào ô chứa danh sách để chắc chắn rằng tất cả các mục mà bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ.

– Khi nhập các mục cho danh sách, bạn cần nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong trình đơn thả xuống.

– Khi thực hiện sao chép, tại mục Source các ô và dải ô đều nên được cố định bằng cách chọn ô hoặc dải ô bằng cách nhấn chuột để chọn, không nên nhập tay. Để khi chuyển đến ô khác các ô và dải ô đều không bị thay đổi.


Trên đây là cách tạo Drop List (danh sách thả xuống) trong Excel có ví dụ chi tiết. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại những thông tin bạn cần. Cảm ơn bạn đã theo dõi và chúc bạn thực hiện thành công nhé!


Trong quá trình làm việc, kế toán phải nhập rất nhiều dữ liệu, nhất là những bạn làm kho, khi nhập bảng kê chi tiết bán hàng thường thì các bạn sẽ phải gõ từng mã hàng, như vậy rất mất thời gian, có khi lại sai sót nhiều. Chính vì vậy trong khuôn khổ bài viết hôm nay Đức Minh sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo drop down list - danh sách xổ xuống để chọn dữ liệu trong excel. Sẽ rất tiện, nhanh và chính xác hơn.


Chức năng này gọi là tạo List Drop-down bằng
Data validation, nó sẽ cung cấp rất nhiều tiện ích cho chúng ta trong quá trình làm việc. Ví dụ như tạo ra một danh sách sổ xuống để khách hàng chọn mặt hàng, chọn yes hay no, kế toán viên chọn mã hàng, chọn một ngày tháng từ trong danh sách,..vv...Nói chung là cực kỳ hữu ích.

Ví dụ trong ảnh, Viện đào tạo Kế toán và Tin học
Đức Minh có bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng gồm mã hàng, tên hàng ,... Mã hàng ta sẽ phải lấy từ danh mục hàng hóa, còn tên hàng thì có thể dùng hàm Vlookup trong Excel để tham chiếu ra. Bây giờ thay vì ngồi gõ tay từng mã một rất có thể nhầm lẫn thì các bạn có thể áp dụng phương pháp sau đây:


1. Các bạn đặt chuột vào ô đầu tiên của cộtmã hàng, sau đó vào thẻ
Data trên thanh menuchọn Data Validation.

2. Sau đó bảng Data Validation hiện ra, các bạn chọn Tab Settings, trong phần Allow chọn List. Các thông số khác giữ nguyên đừng động vào.


3. Trong phần Source các bạn quét cột mã hàng trong bảng Danh mục hàng hoá như Đức Minh làm dưới hình này nhé. Hoặc các bạn có thể đặt tên cho vùng dữ liệu đó trước bằng chức năng Define Name cũng được. Rồi ấn OK.


Và đây là kết quả, như các bạn đã thấy, giờ đã có mũi tên xổ xuống cho các bạn chọn.


- Chú ý :Trong trường hợp các bạn ko thể thực hiện được chức năng data validation thì có thể là do một số lí do như sau:

+ Drop-down lists không thể tạo từ một bảng mà có liên kết tới công cụ Share
Point của Office. Nếu các bạn có liên kết tới công cụ này thì nhớ bỏ liên kết và xóa định dạng đi, còn các bạn không dùng thì thôi.

+ Do bảng tính của bạn đang trong chế độ được bảo vệ, ví dụ bảng tính đã được áp dụng chức năng “đặt mật khẩu bảo vệ choexcel” là không thể chỉnh sửa hay thao tác được. Cách giải quyết là xóa chế độ bảo vệ đó đi và tiếp tục thực hiện các bước trên.

- Sau khi tạo xong drop-down list, hãy chắc chắn rằng nó hoạt động theo cách mà các bạn muốn. Và cũng cần chắc chắn rằng độ rộng của các ô trong vùng xổ data validation xuống là đủ rộng để có thể hiện thị hết các thông tin. Nếu các bạn muốn ngăn cản người khác tác động vào vùng dữ liệu này. Hãy tìm cách ẩn dữ liệu excel đi.

Xem thêm: 1Kg Sơn Bằng Bao Nhiêu Lít Sơn Bằng Bao Nhiêu Kg? 1 Lít Sơn Bằng Bao Nhiêu Kg

Chúc các bạn thành công!

Mọi người nếu copy vui lòng ghi rõ nguồn nhé (đặt link bài viết này ở cuối bài), cám ơn nhiều:

Tác giả bài viết:Khoa
PTT

Youtube Channel:https://www.youtube.com/channel/UC8d
Zo
B0ls
YIef
HR7VXSZCu
Q

Mời các bạn tham khảothêm các bài viết khác của tác giả:

Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.

Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên: