Việc quản lý công nợ khách hàng bằng file excel sẽ giúp các nhà bán hàng kiểm soát được các nguồn thu từ khách hàng từ đó đưa ra các phương án thu hồi phù hợp để đảm bảo tài chính lành mạnh cho công ty. Vậy làm thế nào để quản lý công nợ khách hàng bằng Excel chính xác? Trong bài viết này Nhanh.vn sẽ hướng dẫn cho bạn cách quản lý công nợ khách hàng nói riêng và công nợ doanh nghiệp nói chung một cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Bạn đang xem: Cách tạo mã khách hàng trong excel


1.Công nợ và công nợ khách hàng

 1.1 Công nợ là gì?

1.2. Công nợ khách hàng là gì?

2. Mục đích và vai trò của bảng tổng hợp công nợ khách hàng

3. Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

4. Cách lập bảng công nợ phải thu khách hàng trên Excel

5. Quản lý công nợ khách hàng đơn giản, chính xác với phần mềm Nhanh.vn


Công nợ của doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ… Người đảm nhận việc theo dõi công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ. Công nợ của doanh nghiệp được chia ra làm các loại như công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả.

*

Công nợ và công nợ khách hàng


Công nợ phải thu khách hàng được hiểu là khi một tổ chức doanh nghiệp đã bán hàng hóa thành phẩm cho khách hàng và xuất hóa đơn, chứng từ kê khai thuế nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc mới thanh toán được một phần. Để thu hồi được công nợ một cách hiệu quả thì bên tổ chức, doanh nghiệp cần phải có chính sách công nợ khách hàng rõ ràng, quản lý công nợ khách hàng chặt chẽ, chính xác. 


Bảng tổng hợp/ ghi chép công nợ khách hàng là công cụ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình biến động công nợ của khách hàng có giao dịch phát sinh trong kỳ. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát, tổng kết, thu hồi công nợ hiệu quả, hỗ trợ duy trì sự ổn định và lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bảng tổng hợp công nợ cũng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, chính sách về thanh toán, thời hạn nợ và các chương trình bao gồm chiết khấu, khuyến mãi,… với với khách hàng.

*

Mục đích và vai trò của quản lý công nợ khách hàng bằng Excel


3. Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng


Hướng dẫn tạo file Excel quản lý công nợ chi tiết đơn giản


Phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp, tổ chức mà bảng quản lý công nợ khách hàng có thể có những chỉ tiêu khác nhau nhưng về cơ bản thì một bản tổng hợp công nợ khách hàng phải đảm bảo được những thông tin quan trọng là số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Dưới đây là một số mẫu tổng hợp công nợ phải thu khách hàng phổ biến, nổi bật bạn có thể tham khảo 

*

Mẫu bảng tổng hợp công nợ khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp dễ dàng, chính xác với Nhanh.vn - Đơn giản - Hiệu quả - Tiết kiệm

*


4. Cách lập bảng công nợ phải thu khách hàng trên Excel


Để tính số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ ta sử dụng hàm VLOOKUP và hàm SUMIFS. Tuy nhiên để tối ưu và đảm bảo dữ liệu chính xác khi thay đổi khoảng thời gian thì ta sử dụng thêm các hàm MIN, MAX

*

Thông tin của bảng công nợ khách hàng trên Excel

- Mã số: Mã số từng khách hàng, lấy dữ liệu ở phần “Mã số” trong Cột diễn giải của Sổ chi tiết công nợ

- Tên nhà cung cấp: Ghi rõ tên của từng khách hàng

- Số dư đầu kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư đầu kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có đầu kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số phát sinh trong kỳ bên Nợ: Lấy từ “Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ

- Số phát sinh trong kỳ bên Có: Lấy từ “Tổng số phát sinh Có trong kỳ” trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư cuối kỳ bên Nợ: Lấy từ “Số dư Nợ cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

- Số dư cuối kỳ bên Có: Lấy từ “Số dư Có cuối kỳ” của nhà cung cấp trong Sổ chi tiết công nợ

 - Dòng “Cộng”: Cộng toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của cả bên Nợ và bên Có của các nhà cung cấp

Sau khi đã nhập đủ thông tin thì áp dụng các hàm tính toán trong excel để phân loại và tổng hợp lại thông tin


5. Quản lý công nợ khách hàng đơn giản, chính xác với phần mềm Nhanh.vn

*

Quản lý công nợ khách hàng với phần mềm Nhanh.vn


Việc quản lý công nợ bằng excel có ưu điểm là miễn phí và dễ tìm kiếm dữ liệu nhưng bên cạnh đó lại tồn tại rất nhiều nhược điểm/ vấn đề như phức tạp, mất thời gian, không quản lý được lượng thông tin lớn, theo dõi thông tin không thống nhất, độ bảo mật không cao và rất khó sử dụng cho người không biết về excel.

Nhằm giúp các nhà bán hàng quản lý công nợ dễ dàng hơn, chính xác hơn và khắc phục được tối đa những nhược điểm của việc quản lý công nợ khách hàng bằng excel, Nhanh.vn cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh với tính năng/ lợi ích quản lý công nợ hỗ trợ các chủ shop trong việc.

- Quản lý công nợ nhà cung cấp: Phát sinh khi doanh nghiệp nhập hàng, trả hàng với nhà cung cấp kèm ví dụ minh họa

- Quản lý công nợ khách hàng: Phát sinh khi khách hàng mua hàng, trả hàng, giải pháp nâng cao hạn chế thất thoát

- Quản lý công nợ với dịch vụ trả góp: Phát sinh khi bán hàng hỗ trợ khách mua trả góp, thay thế ghi chép thủ công

Với phần mềm Nhanh.vn bạn có thể dễ dàng quản lý công nợ khách hàng, quản lý công nợ theo nhân viên bán hàng và theo dõi hạn thanh toán công nợ khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý của Nhanh, bạn sẽ được hướng dẫn sử dụng tận tình từ đội ngũ nhân viên thực hiện. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng kế toán, báo cáo và quản lý giúp tối đa quản lý bán hàng. 

*

Hạn thanh toán công nợ khách hàng

Trên đây là toàn bộ những gì mà Nhanh muốn chia sẻ về cách lập bảng công nợ khách hàng trên Excel nhanh chóng và hiệu quả. Rất mong những kiến thức, chia sẻ trên của Nhanh.vn sẽ hữu ích với các bạn, giúp các bạn có những bài học bổ ích để áp dụng vào công việc. Lưu ý, nếu muốn thay thế Excel bằng phần mềm quản lý bán hàng, Nhanh.vn cũng sẽ đáp ứng được bạn. Liên hệ với chúng tôi để có những tin tức mới nhất. Nhanh.vn chúc bạn thành công!

Hướng dẫn cách lập mã nhân viên trong excel đơn giản, hiệu quả. Tuy nhiên các mẫu quản lý nhân sự, bảng chấm công, mẫu bảng lương truyền thống này còn khá nhiều nhược điểm. wu.edu.vn sẽ giới thiệu đến bạn giải pháp công nghệ giúp chuẩn hóa quy trình quản trị, tiết kiệm sức người, thời gian và tiền bạc. Theo dõi ngay qua bài viết sau.

Mã nhân viên là gì? Quy tắc đặt mã nhân viên

*

Mã nhân viên là mã của tất cả nhân viên trong công ty, mã này có thể là số hoặc chữ và không được giống với các nhân viên khác trong công ty và mã này do bạn tự quyết định chứ không theo quy định nào. Mã nhân viên cần phải bao gồm họ và tên nhân viên, bộ phận nhân viên đó đang làm việc….

Quy tắc đặt mã nhân viên chung: Mã nhân viên = Mã Công ty + Mã bộ phận + Số thứ tự nhân viên

Một số lưu ý khi đặt mã nhân viên:

Mã số nhân viên được sử dụng cho nhân viên thử việc và nhân viên chính thức. Cộng tác viên, nhân viên thời vụ - hợp đồng tự quản lý mã số theo quy định riêng của Công ty.

Số lượng nhân viên: Bắt đầu từ 00001, đánh số theo thứ tự tăng dần theo thời gian nhân viên vào Công ty. (Áp dụng cho nhân viên vào Công ty trước thời điểm có Mã Mã)

Khi thuyên chuyển trong Công ty (bộ phận, khu vực) mã nhân viên được giữ nguyên; Khi thuyên chuyển trong Tập đoàn, mã nhân viên được đặt lại là nhân viên mới tại Công ty mà nhân viên được thuyên chuyển đến.

Cách lập mã nhân viên

*

Có rất nhiều cách lập mã nhân viên, tuy nhiên có 3 cách phổ biến nhất dưới đây:

Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + Mã phòng ban + Số thứ tự của nhân viên trong phòng ban đó.

Mã công ty (áp dụng cho tổng công ty) + Mã phòng ban + Số lượng nhân viên vào công ty.

Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + mã phòng ban + 3 chữ cái đầu của nhân viên.

Hướng dẫn tạo mã nhân viên trong Excel

Chia sẻ đến mọi người cách tạo mã nhân viên tự động trong Excel. Trước khi bắt đầu bạn cần mở tính năng Enable macro có sẵn trong Excel bằng các bước như sau:

Bước 1: Nhấn vào tab File (tab trên cùng phía bên trái trong cửa sổ Excel).

Bước 2: Nhấn chọn nút Excel Options.

Bước 3: Nhấp chuột vào Trust Center trong phần menu phía bên trái.

Bước 4: Nhấp chuột vào Trust Center Settings trong khung cửa sổ phía bên phải.

Bước 5: Trong tab mở, nhấp chuột vào Macro Settings trong menu phía bên trái.

Bước 6: Bấm chọn Enable all macros.

Bước 7: Nhấn chọn OK.

Bước 8: Nhấn chọn OK một lần nữa.

Mẫu danh sách nhân viên Excel

Bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều cần quản lý thông tin nhân sự. Dưới đây là mẫu danh sách quản lý nhân viên của doanh nghiệp, mời bạn tham khảo:

*

File danh sách nhân sự cần có những thành phần nào?

Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân viên được cấp một mã cố định không trùng lặp. Khi nhân viên đó nghỉ việc, mã số này sẽ được giữ lại (không cấp lại cho người khác).Họ và tên
Email cá nhân
Email nội bộ: Là email của doanh nghiệp, thường được đặt theo quy tắc chung. Chẳng hạn:
.vn. Trong mọi trường hợp liên quan đến công việc, nhân sự nên sử dụng email này.Số điện thoại
Ngày sinh
Giới tính
Bộ phận/ Phòng ban
Loại hình nhân sự: HĐQT, trưởng phòng, nhân viên,...Vị trí công việc: Là tên vị trí công việc mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cấp bậc hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên bán hàng cấp 1Mức lương offer
Lương cơ bản
Ngày bắt đầu làm việc: Là ngày làm việc đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày ký hợp đồng thử việc
Hình thức làm việc: part-time, full-time, thời vụ…Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...Địa chỉ hiện tại
Số CMND, ngày cấp, nơi cấp
Tình trạng hôn nhân

Cần kết hợp danh sách nhân viên với biểu mẫu quản lý nhân sự nào?

Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần quan tâm đến một số thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,… thì quản lý nhân sự lại đòi hỏi sự phức tạp hơn thế.

Để quản lý hồ sơ nhân sự toàn diện và đầy đủ, ngoài file danh sách nhân sự, doanh nghiệp cần sở hữu hệ thống 5 biểu mẫu Excel khác:

File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp cần sử dụng file Excel này để quản lý thông tin về hợp đồng thử việc và các loại hợp đồng lao động. Các trường thông tin của mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá đơn giản, nhưng chứa lượng dữ liệu lớn và yêu cầu độ chính xác cao.

File excel theo dõi nhân viên mới: Trong quá trình hoạt động, chắc chắn doanh nghiệp sẽ chào đón nhân viên mới. File quản lý file nhân sự mới trên Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa 2 dạng Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình nhân viên onboarding. các.

File excel theo dõi nhân viên nghỉ việc: Tương tự như form theo dõi nhân sự mới nhưng đối với nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về yếu tố thay đổi sẽ mất hiệu lực sau khi nhân viên nghỉ việc. chấm dứt hợp đồng cũng như các giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.

File excel theo dõi biến động lương của nhân viên: Không phải nhân viên mới hay nhân viên nghỉ việc, biến động lương bao gồm các trường hợp tăng lương, giảm lương, nâng bậc, hạ bậc, luân chuyển vị trí công tác, trong file excel để theo dõi biến động này cần lưu ý ngày thay đổi có hiệu lực.

6 điểm hạn chế khi quản lý nhân sự bằng excel

Dữ liệu phân tán, khó xem xét tổng thể, cản trở việc ra quyết định

Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, có lẽ bạn cũng đã biết dữ liệu sẽ nằm rải rác ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận rằng sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn để xử lý.

Tuy nhiên, điều này không chỉ đơn giản là gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp mà còn dẫn đến những hệ lụy nguy hiểm hơn. Gây cản trở việc rà soát tổng thể, lập báo cáo nhân sự và ra quyết định nhanh chóng. của lãnh đạo.

Tính bảo mật kém

Tất nhiên, nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật thông tin trong doanh nghiệp. Đặc biệt là những dữ liệu nhạy cảm. Phần quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như: lương của từng nhân viên, số CMND/CCCD, mã số TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,...

Tuy nhiên, quản lý bằng excel không an toàn. Bởi nó không có sự phân quyền, không có vùng dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý”. Mặc dù chủ sở hữu tập tin có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng vẫn có trường hợp bị rò rỉ.

Không có tính kế thừa

Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp quản công việc, nhưng họ không thể “giải mã” cách gọi tên và sắp xếp thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vì vậy, họ có thể làm gì ngoài việc sửa đổi những biểu mẫu đó theo kiến thức và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn là bắt đầu lại từ đầu.

Form quản lý nhân sự trên Excel là nguồn tài nguyên quý giá cho doanh nghiệp, nhưng đáng tiếc là nó không có khả năng bàn giao và kế thừa toàn bộ.

Tích hợp kém

Trong quản lý nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm mà doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý văn bản, phần mềm chat, chữ ký điện tử….

Nhược điểm của Excel biểu mẫu là chúng không thể tích hợp với những công cụ hiện đại. Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch hay Gmail, Excel cũng không thể kết nối.

Dễ phát sinh lỗi

Mọi thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ nhập dữ liệu đến tìm kiếm, kiểm tra, sao chép, chỉnh sửa,... đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu.

Sai sót sẽ càng xảy ra nhiều hơn khi có nhiều người truy cập và chỉnh sửa cùng lúc một file Excel.

Không thể mở rộng quy mô khi công ty phát triển

Dữ liệu lớn đi đôi với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Càng có nhiều nhân viên, cơ sở dữ liệu nhân sự càng lớn. Không thể giải quyết bằng cách tăng số trang, số hàng, số cột,….

Nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là bất khả thi.

Phần mềm quản lý nhân sự wu.edu.vn - giải pháp thay thế hoàn hảo

Hiểu được những vướng mắc trong nghiệp vụ quản lý và những nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel. wu.edu.vn cung cấp giải pháp quản lý nhân sự, mang đến những tính năng thông minh, giúp chuẩn hóa quy trình:

Tạo lập mã nhân viên tự động siêu tiện lợi
Tính năng chấm công trực tuyến, sắp xếp lịch làm việc linh hoạt
Tính lương tự động
Thiết lập không gian làm việc chung cho cả team
Quản lý OKR - BSC - KPIQuản lý nghỉ phép, định vị vị trí nhân viên….

Xem thêm: Harry potter có mấy phần? tên và thứ tự các phần harry potter theo thời gian

Cách lập mã nhân viên bằng phương pháp truyền thống tồn tại khá nhiều hạn chế, dễ sai sót và không thể quản lý khối lượng thông tin và dữ liệu lớn. Do đó việc sử dụng các phần mềm quản lý là giải pháp thay thế thay thế lý tưởng. Tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhân sự wu.edu.vn tại đây.